Aktualizacja nr 2
Ze względów proceduralnych Zamawiający nie przewiduje podpisania umowy. Wykonanie przedmiotowych prac zostanie zrealizowane na podstawie zamówienia/zlecenia.
Wobec powyższego zamiast wzoru umowy, dodano Załącznik nr 3 - Ogólne Warunki Umów LOTOS Serwis oraz zaktualizowano Załącznik nr 4 - Oświadczenie o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami.

Aktualizacja nr 1
Dodano tytuł zapytania.

Gdańsk, dnia 17.03.2023r.


ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/029/23/OS


Szanowni Państwo,


Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:


„Pocięcie złomowe aparatów stalowych 0810-F2, 0810-E1, 0810-E2 i 0810-V4, przewóz złomu na miejsce składowania złomu na terenie Rafinerii Gdańskiej oraz rozbiórka i utylizacja izolacji termicznych i ceramiczno-betonowych)”


I. INFORMACJE PODSTAWOWE
Przedmiotem zapytania ofertowego jest wybór Wykonawcy do realizacji zadania polegającego na pocięciu złomowym aparatów stalowych 0810-F2, 0810-E1, 0810-E2 i 0810-V4, przewozie złomu na miejsce składowania złomu na terenie Rafinerii Gdańskiej oraz rozbiórce i utylizacji izolacji termicznych i ceramiczno-betonowych)” zgodnie z założeniami wynikającymi z Dokumentacji technicznej aparatów F2, E1, E2 i V4, stanowiącej Załącznik nr 1 oraz Dokumentacji fotograficznej - miejsce cięcia i zdjęcia aparatów F2, E1, E2 i V4, stanowiącej Załącznik nr 1a.

1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego
• demontaże izolacji termicznych (wełna mineralna + płaszcz z blachy aluminiowej aparatów 0810-E1, 0810-E2 i 0810-V4) i ceramicznych (wymurówki z cegły ceramicznej w aparacie 0810-F2), izolacji betonowych (komory wypływczej aparatu 0810-E1 i komory napływczej aparatu 0810-E2),
• wykonanie pocięcia złomowego elementów stalowych aparatów na wielkość ułatwiająca transport i składowanie złomu na placu składowym złomu.
• transport elementów stalowych i blachy aluminiowe z izolacji termicznych na plac składowania złomu Rafinerii Gdańskiej (teren rafinerii) oddalony od miejsca cięcia o około 1,5 km.
• wywóz z Rafinerii Gdańskiej i utylizacją zdemontowanej izolacji termicznej – wełny mineralnej,
• wywóz z Rafinerii Gdańskiej oraz utylizacja izolacji termicznej tj. skutych cegieł ceramicznych i wymurówek betonowych.
Uwaga:
Złom stalowy i aluminiowy stanowi własność Rafinerii Gdańskiej.

Sposób prowadzenia prac:
• prace należy wykonywać zgodnie z obowiązującymi na terenie Rafinerii Gdańskiej przepisami BHP,
• teren wokół aparatów należy tak zabezpieczyć by upadające na posadzkę betonową pocięte elementy stalowe nie uszkadzały posadzki betonowej (np. płyty szalunkowe, płyty USB, itp.)
• prowadzenie prac zgodnie z obowiązującymi zasadami „Wykonywanie prac na podstawie pisemnych zezwoleń”, oraz zgodnie z zasadami opisanymi w „Informator o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.”

2. Zamawiający zapewni:
a) Ewentualne zasilanie w energię elektryczną w punkcie Placu Budowy;

3. Wykonawca zapewni:
b) Wszystkie materiały, sprzęt, urządzenia i robociznę niezbędne do realizacji przedmiotowych prac;
c) Wykonawca zapewni zagospodarowanie odpadów zgodnie z Ustawą o odpadach z dnia 14 grudnia 2012 r. (tekst jedn.: Dz.U. 2022r. poz. 699 z późń.zm.). Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu powyższej ustawy w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta. 


4. Termin realizacji Prac:

Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:

1) Rozpoczęcie: niezwłocznie od obustronnego podpisania umowy oraz udostępnienia frontu robót
2) Zakończenie: nie później niż do 15.06.2023r.

5. Wizja lokalna

a) Przed przygotowaniem Oferty Zamawiający zaprasza Oferentów na wizję lokalną.
b) Uczestnictwo w wizji lokalnej nie jest obowiązkowe dla Oferentów.
c) Wizja lokalna może odbyć się w dniach do 27.03.2023r.
d) Termin wizji należy ustalić telefonicznie z:
• p. Janusz Wyżlic,
• kom. 513 036 258,
• adres email: janusz.wyzlic@lotosserwis.pl


II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:

• Oferta cenowa Wykonawcy – ważna 60 dni - wypełniony Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania;
• Referencje w wykonywaniu prac o podobnym zakresie- minimum 1 referencja, lub wykaz wykonywanych prac - min. 1 zadanie o podobnym zakresie;
• Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta
• Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE
• Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)
• Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
• Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w BDO.
• Oświadczenia o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami oraz ze wzorem umowy załącznikami – załącznik nr 4


UWAGA:

• W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

• Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty.


2. Kryteria oceny oferty:

• Cena
• Doświadczenie


3. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) Wykonawca powinien wyznaczyć swojego przedstawiciela do formalnych kontaktów z Zamawiającym;
b) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
c) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
d) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
e) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
f) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
g) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
h) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
i) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
j) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
k) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135;
l) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie zakładów rafineryjnych w Gdańsku zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135;
m) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
n) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku);


4. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

a) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 28.03.2023 r. do godz. 10:00.
c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
d) Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.


5. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b) Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty na Platformie Zakupowej LOGINTRADE do dnia 31.03.2023r. do godz. 9:00.
c) Oferta powinna być:
• sporządzona w języku polskim,
• podpisana przez osobę/y uprawnione do występowania w imieniu Oferenta,
• złożona tylko na Platformie Zakupowej z podziałem na ofertę handlową i merytoryczną.

Prosimy o prawidłowe złożenie oferty i umieszczenie formularza ofertowego – część handlowa (Załącznik
nr 2) w części handlowej, natomiast pozostałe dokumenty w części merytorycznej. Instrukcja dla Oferenta
znajduje się w Załączniku nr 6.


6. Ochrona danych osobowych:
a) Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
b) Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
c) Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
d) Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
e) Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
f) Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
g) Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
• podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
• wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
• prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
h) Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
i) Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
j) Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
k) Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.


7. Klauzule sankcyjne:
W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją
na Ukrainę, w szczególności:
a) Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),
b) Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.) oraz
c) Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.),

Oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowe gwarantuje, że towary/wyroby (w tym również towary/wyroby dostarczane w ramach realizowanych usług), które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego (terytoriów Ukrainy).


8. Standardy CSR
Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się z dokumentem- ,,Kodeks postępowania dla dostawców Grupy Kapitałowej ORLEN” (opublikowanym na stronie internetowej: https://www.orlen.pl/pl/dla-biznesu/przetargi-i-dostawy/dostawy/kodeks-postepowania-dla-dostawcow) oraz zobowiązuje się do ich stosowania oraz przestrzegania we współpracy z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany jest ponadto do zapoznania swoich podwykonawców z ww. dokumentem.



Załączniki:*

Nr 1 – Dokumentacja techniczna aparatów F2, E1, E2 i V4
Nr 1a –Dokumentacja fotograficzna - miejsce cięcia i zdjęcia aparatów F2, E1, E2 i V4
Nr 2 – Oferta cenowa Wykonawcy
Nr 3 - Ogólne Warunki Umów LOTOS Serwis (obowiązujące od 15.10.2022)
Nr 4 - Oświadczenie o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami 
Nr 5 – Wykonywanie prac na podstawie pisemnych zezwoleń
Nr 6- Instrukcja dot_ podziału oferty na cz_handl i cz_ meryt.
Nr 7- Informator_o_zasadach_post_na_terenie_Grupy_LOTOS_S_A__wyd_8 całe


*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.