Aktualizacja nr 1
1)Dołączono Załącznik nr 3 - Wzór umowy.
2)Przedłużono termin na zadawanie pytań do 7.03.2023r. do godz. 10:00.

Gdańsk, dnia 27.02.2023r.


ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/010/23/OS


Szanowni Państwo,


Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:



„Wykonanie prac projektowych dla branży: elektrycznej, KiA, systemów teletechniki i systemów SSP w 2023r.”



I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego

Przedmiotem Zapytania Ofertowego jest wybór firm (projektantów) do współpracy w ramach realizowanych prac projektowych przez Dział Technologiczno-Projektowy oraz inne Wydziały Lotos Serwis Sp. z o.o. w branży: elektrycznej, KiA, teletechniki i SSP.

Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych, tj. obejmującej min. jedną branżę.

• Zamawiający dopuszcza korzystanie z Podwykonawcy;
• Oferta cenowa zostanie przedstawiona przez Wykonawcę w trybie możliwie najszybszym;
• Oferent, którego oferta zostanie wybrana zobowiązany jest do odbycia wizji lokalnej na obiektach objętych zleconymi pracami;
• Oferta cenowa jest wykonana na koszt Oferenta;
• Zlecenie prac nastąpi każdorazowo na podstawie przedstawionej indywidualnej wyceny przedmiotowego zadania;
• Oferent zobowiązuje się każdorazowo dokonać wyceny zadania zgodnie ze środowiskowymi zasadami wycen prac projektowych. W zakresach nieuregulowanym w środowiskowych zasadach wycen prac projektowych, Oferent poda stawkę za rbg prac projektantów oraz nadzoru autorskiego.

a) Szczegółowy zakres prac projektowych:
• Udział w szczegółowych ustaleniach z Inwestorem (na żywo i/lub online),
• Wsparcie przy zakresie Realizacji prac na terenie Rafinerii Gdańskiej i przy wykowanych projektach dla PKN Orlen,
• Prace inwentaryzacyjne na obiektach technologicznych i biurowych,
• Wykonanie dokumentacji projektowej:
Zakres prac projektowych obejmuje wykonanie pełnej dokumentacji projektowej dla danej branży zgodnie ze standardami wykonania dokumentacji obowiązującymi na terenie Rafinerii Gdańskiej i PKN Orlen (Załącznik nr 7), tj. zgodnie z zakresem i formą przygotowania dokumentacji, min. dokumentacja musi zawierać:
- cześć tytułową projektu ze spisem załączników,
- część opisową projektu,
- część obliczeniową projektu,
- część - zestawienie materiałowe (szczegółowe zestawienie),
- część - zestawienie kabli (szczegółowe zestawienie i opis kabli i/lub przewodów),
- część obwodową, konstrukcyjną (rysunki techniczne projektowanych rozwiązań),
- część poglądową geodezyjną (mapy i podkłady geodezyjne z naniesionymi projektowanymi elementami),
- płyta CD / DVD (dokumentacja w wersji elektronicznej: pliki edytowalne i pdf),
- inne (pozostałe materiały wymagane przez Inwestora niezbędne do prac montażowych), 
- każda z części dokumentacji musi bazować na indywidualnych nr nadanych przez Archiwum RG tj. nr archiwalny dokumentacji oraz nr poszczególnych elementów dokumentacji.
- dokumentację należy dostarczyć do Zamawiającego w ilości 3-5 egzemplarzy w wersji papierowej + 1x wersja elektroniczna.

b) Wymagania podstawowe:
• posiadanie uprawnienia projektowe branżowe,
• uprawnienia budowlane branżowe,
• uprawnienia SEP grupa I, „D” lub „E+P”,
• dysponowanie oprogramowaniem do edycji plików dwg, pdf oraz plików pakietu MS Office,
• dostęp do urządzeń kontrolnopomiarowych wykorzystywanych w trakcie inwentaryzacji urządzeń i obwodów elektrycznych,
• dysponowanie wyposażeniem ochrony indywidualnej: kask, okulary, rękawice, ochronniki uszu,
• dysponowanie wyposażeniem ochronnym przewidzianym do pracy w strefach zagrożenia wybuchem: pełne ubranie (bluza, spodnie), obuwie robocze z noskami ochronnymi, maska ucieczkowa.
• doświadczenie w pracach projektowych w dużym zakładzie przemysłowym, w przestrzeniach objętych strefami zagrożenia wybuchem (dodatkowo mile widziane doświadczenie w pracach projektowych na terenie Rafinerii Gdańskiej /PKN Orlen).


2. Termin realizacji Prac:

Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:

1) Rozpoczęcie: od momentu podpisania umowy (planowany okres marzec/kwiecień 2023r.)
2) Zakończenie: 12 miesięcy od podpisania Umowy (z możliwością wydłużenia ze względu na prowadzone zlecenie oraz z możliwością przedłużenia umowy o kolejny rok).




II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Dokumenty i oświadczenia składane wraz z ofertą:

• Oferta cenowa wykonawcy – ważna 60 dni - Wypełniony Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania;
• Referencje w wykonywaniu prac o podobnym zakresie - minimum 3 referencje, lub wykaz wykonywanych projektów - min. 3 zadania o podobnym zakresie;
• Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta
• Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE
• Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)
• Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
• Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w BDO.
• Przedstawienie zakresu uprawnień projektantów dla danej branży;
• Udokumentowanie posiadanych uprawnień projektowych, uprawnień budowlano branżowych oraz uprawnień SEP grupa I, „D” lub „E+P”,
• Potencjał wykonawczy w podziale na branże - deklarowana liczba projektantów – Załącznik nr 2
• Oświadczenie Oferenta – Załącznik nr 2a
• Oświadczenie zapoznania się z zapytaniem ofertowym oraz jego załącznikami – Załącznik nr 4
• Oświadczenie zapoznania się ze wzorem umowy do zapytania – Załącznik nr 5

UWAGA:

• W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

• Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty.


2. Kryteria oceny oferty:

• Cena
• Doświadczenie


3. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) Wykonawca powinien wyznaczyć swojego przedstawiciela do formalnych kontaktów z Zamawiającym;
b) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
c) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
d) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
e) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
f) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
g) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
h) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
i) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
j) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
k) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135;
l) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie zakładów rafineryjnych w Gdańsku zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135;
m) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
n) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku);


4. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

a) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 07.03.2023r. do godz. 10:00
c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
d) Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.


5. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b) Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty na Platformie Zakupowej LOGINTRADE do dnia 10.03.2023r. godz. 10:00.
c) Oferta powinna być:
• sporządzona w języku polskim,
• podpisana przez osobę/y uprawnione do występowania w imieniu Oferenta,
• złożona tylko na Platformie Zakupowej z podziałem na ofertę handlową i merytoryczną.

Prosimy o prawidłowe złożenie oferty i umieszczenie formularza ofertowego – część handlowa (Załącznik
nr 1) w części handlowej, natomiast pozostałe dokumenty w części merytorycznej. Instrukcja dla Oferenta
znajduje się w Załączniku nr 6.

6. Ochrona danych osobowych:
a) Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
b) Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
c) Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
d) Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
e) Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
f) Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
g) Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
• podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
• wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
• prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
h) Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
i) Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
j) Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
k) Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.


7. Klauzule sankcyjne:

W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją
na Ukrainę, w szczególności:
a) Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),
b) Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.) oraz
c) Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.),

Oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowe gwarantuje, że towary/wyroby (w tym również towary/wyroby dostarczane w ramach realizowanych usług), które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego (terytoriów Ukrainy).

8. Standardy CSR

Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się z dokumentem- ,,Kodeks postępowania dla dostawców Grupy Kapitałowej ORLEN” (opublikowanym na stronie internetowej: https://www.orlen.pl/pl/dla-biznesu/przetargi-i-dostawy/dostawy/kodeks-postepowania-dla-dostawcow) oraz zobowiązuje się do ich stosowania oraz przestrzegania we współpracy z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany jest ponadto do zapoznania swoich podwykonawców z ww. dokumentem.



Załączniki:*

Nr 1 – Oferta cenowa Wykonawcy.
Nr 2 - Potencjał wykonawczy w podziale na branże - deklarowana liczba projektantów
Nr 2a – Oświadczenie Oferenta
Nr 3 - Wzór umowy.
Nr 4 - Oświadczenie o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami.
Nr 5 - Oświadczenie o zapoznaniu się ze wzorem umowy.
Nr 6 - Instrukcja dot_ podziału oferty na cz_handl i cz_ meryt.
Nr 7 - Standardy Techniczne obowiązujące u Zamawiającego pod adresem: https://pliki-lotos.logintrade.net/v2/Standardy.Techniczne.2020.GLSA.WUI.MN.zip





*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.