Szanowni Państwo,

Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zaprasza Państwa do złożenia oferty zgodnie z niniejszymi warunkami.

1. Przedmiot zapytania

Przedmiotem niniejszego zapytania jest dostawa i montaż Kontenera na oleje i środki smarne dla Zakładu PZE na terenie Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.,  w zakresie zgodnym z Załącznikiem nr 3 do niniejszego zapytania.

Podstawą dla przygotowania oferty są standardy techniczne Grupy Lotos S.A. dostępne pod adresem:

https://pliki-lotos.logintrade.net/v2/Standardy.Techniczne.2020.GLSA.WUI.MN.zip

Każda umowa zawarta na podstawie PWK w ramach tego zapytania nazywana będzie Zamówieniem.

2. Prawa autorskie

W przypadku, gdy w wyniku wykonania przyszłego Zamówienia powstanie lub zostanie dostarczona dokumentacja techniczna/projektowa stanowiąca utwór w rozumieniu przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, oferowana cena jednostkowa powinna zawierać w sobie wynagrodzenie za przeniesienie autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych lub udzielenie licencji do tejże dokumentacji.

Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zastrzega, iż może korzystać, w ramach wynagrodzenia umownego wynikającego z przyszłego Zamówienia oraz z chwilą odbioru utworu, na zasadach i polach eksploatacji wskazanych w treści OWZ, w szczególności Rafineria Gdańska Sp. z o.o. może wykorzystać ww. dokumentację w celu przeprowadzenia nowego postępowania wyboru kontrahenta, w ramach którego dokumentacja ta może zostać udostępniona.

Wymagane jest umieszczenie w ofercie postanowienia jak poniżej:

Niniejszym akceptuję, iż Rafineria Gdańska Sp. z o.o. będzie uprawniona do korzystania z powstałej lub dostarczonej w wyniku wykonania przyszłego Zamówienia dokumentacji technicznej/projektowej stanowiącej utwór w rozumieniu przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych,
w ramach wynagrodzenia umownego wynikającego z przyszłego Zamówienia oraz z chwilą odbioru utworu, na zasadach i polach eksploatacji wskazanych w treści OWZ, w szczególności Rafineria Gdańska Sp. z o.o. będzie uprawniona do wykorzystania ww. dokumentacji w celu przeprowadzenia nowego postępowania wyboru kontrahenta, w ramach którego dokumentacja ta może zostać udostępniona.

3. Terminy realizacji przedmiotu zapytania:

Oczekiwany termin realizacji: możliwie najszybszy

4. Warunki dostawy: DDP Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zgodnie z Incoterms 2020.

5. Ważność oferty:

Wymagany okres ważności oferty - min. 30 dni od dnia złożenia poprawnej oferty.

6. Wymagany okres gwarancji

Wymagany okres gwarancji: minimum 24 miesiące

7. Pytania

Pytania merytoryczne

Wszelkie pytania merytoryczne dotyczące specyfikacji technicznej należy zadawać
za pośrednictwem platformy zakupowej Logintrade.

Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu i godzinie wyznaczonej nie będą rozpatrywane.

Kontakt z członkami Komisji poza wytyczoną ścieżką, może skutkować wykluczeniem dostawcy
z niniejszego postepowania wyboru kontrahenta.

Pytania techniczne związane z obsługą platformy Logintrade.

W razie pytań dotyczących obsługi platformy Logintrade, prosimy o bezpośredni kontakt z jej operatorem nr tel. +48 71 787 35 34; e-mail: helpdesk@logintrade.net.

8. Składanie ofert

Oferent składa ofertę wyłącznie poprzez Platformę Zakupową Logintrade.

Prosimy o przedstawienie ofert w dwóch załącznikach pdf - handlowej i technicznej (bez cen), zgodnie z dokumentem Załącznik dla dostawcy_attachment_for_supplier.

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim lub angielskim.

Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym
i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.

Część merytoryczna (techniczna) zawiera:

a. informacje techniczne wymagane w zapytaniu ofertowym z wyłączeniem ceny, ewentualne odstępstwa od ww. wymagań muszą zostać wyraźnie wylistowane wraz z przyczynami ich poczynienia,

b. oświadczenie, że zaproponowane rozwiązanie spełnia wymagania Zamawiającego zawarte
w Standardach Technicznych Grupy LOTOS S.A. Ewentualne odstępstwa od ww. wymagań muszą zostać wyraźnie wylistowane wraz z przyczynami ich poczynienia,

c. Dokumentację wymaganą w Załączniku nr 3.

Część handlowa zawiera:

a. Cenę za przedmiot zapytania.

b. W przypadku, gdy wartość wynagrodzenia z tytułu przeniesienia majątkowych praw autorskich i pokrewnych do dokumentacji, przekroczy kwotę netto 10.000 zł, Oferent zobowiązany jest do wyszczególnienia w ofercie kwoty wynagrodzenia za przeniesienie tych praw.

c. Wypełnione i podpisane załączniki nr 1 , 2, 5 , 5.1 do niniejszego zapytania.

Załączniki nr 1 , 2, 5 , 5.1 nie podlegają modyfikacji i winny być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta. Ich brak może skutkować odrzuceniem oferty.

d. Wskazany termin dostawy.

Dokumenty formalne

Wraz z ofertą Oferent dostarczy skany następujących dokumentów:

a. dokumentu rejestrowego,

b. zaświadczenia o nadaniu NIP,

c. zaświadczenia o nadaniu REGON,

d. pełnomocnictwa do złożenia oferty,

e. w przypadku podmiotów zagranicznych – certyfikat rezydencji podatkowej,

f. w przypadku podmiotów krajowych – zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy),

g. w przypadku podmiotów krajowych – zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nie starsze niż 3 miesiące,

h. zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania,

i. sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy, deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta.

9. Stosunek dominacji i zależności.

W przypadku wybrania oferty, Oferent na potrzeby weryfikacji aktualnego stanu rozliczeń pomiędzy Zamawiającym a Grupą Kapitałową Oferenta, zobowiązuje się do wskazania w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania informacji o wyborze złożonej oferty, wobec których spółek handlowych pozostaje on w stosunku dominacji lub zależności.

Na potrzeby tego oświadczenia za spółkę dominującą będzie rozumieć się spółkę handlową
w przypadku, gdy:

a. dysponuje bezpośrednio lub pośrednio większością głosów na zgromadzeniu wspólników albo na walnym zgromadzeniu, także jako zastawnik albo użytkownik, bądź w zarządzie innej spółki kapitałowej (spółki zależnej), także na podstawie porozumień z innymi osobami, lub

b. jest uprawniona do powoływania lub odwoływania większości członków zarządu innej spółki kapitałowej (spółki zależnej) albo spółdzielni (spółdzielni zależnej), także na podstawie porozumień
z innymi osobami, lub

c. jest uprawniona do powoływania lub odwoływania większości członków rady nadzorczej innej spółki kapitałowej (spółki zależnej) albo spółdzielni (spółdzielni zależnej), także na podstawie porozumień
z innymi osobami, lub

d. członkowie jej zarządu stanowią więcej niż połowę członków zarządu innej spółki kapitałowej (spółki zależnej) albo spółdzielni (spółdzielni zależnej), lub

e. dysponuje bezpośrednio lub pośrednio większością głosów w spółce osobowej zależnej albo
na walnym zgromadzeniu spółdzielni zależnej, także na podstawie porozumień z innymi osobami, lub

f. wywiera decydujący wpływ na działalność spółki kapitałowej zależnej albo spółdzielni zależnej.

Brak złożenia oświadczenia o stosunku dominacji lub zależności w wyżej wymienionym terminie bądź złożenie oświadczenia niezgodnego z prawdą, może skutkować odrzuceniem złożonej oferty. Oferentowi nie będą przysługiwać jakiekolwiek roszczenia względem Zamawiającego z tego tytułu.
W przypadku braku złożenia oświadczenia w powyższym terminie bądź złożenia oświadczenia niezgodnego z prawda, Zamawiający zastrzega również możliwość dochodzenia odszkodowania
od Oferenta na zasadach ogólnych.

10. Zabezpieczenia

Rafineria Gdańska Sp. z o.o. uprawniona jest do dokonania weryfikacji wiarygodności finansowej kontrahenta występującego w postępowaniu o wybór kontrahenta w oparciu o udostępnione
w odpowiednim rejestrze dokumenty finansowe (m.in. sprawozdanie finansowe). Weryfikacja sytuacji finansowej oferenta odbywać się będzie m.in. w oparciu o przychód oferenta wykazany
w sprawozdaniach finansowych dostępnych w odpowiednim rejestrze za lata poprzedzające dokonanie weryfikacji (nie więcej niż 3 lata).

W przypadku gdy wiarygodność finansowa oferenta budzi wątpliwości Rafineria Gdańska Sp. z o.o., Rafineria Gdańska Sp. z o.o. uprawniona jest do żądania od poszczególnych oferentów lub od każdego z nich, według własnego uznania, zabezpieczenia należytej realizacji (dobrego wykonania) zamówienia,
w szczególności poprzez złożenie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej, sporządzonej w formie
i treści uprzednio zaakceptowanej przez Rafineria Gdańska Sp. z o.o. w terminie i na warunkach określonych przez Rafineria Gdańska Sp. z o.o. Brak zgody oferenta na złożenie wymaganego zabezpieczenia w terminie i na warunkach określonych przez Rafineria Gdańska Sp. z o.o. może stanowić podstawę do wykluczenia oferenta z postępowania. Niezłożenie wymaganego zabezpieczenia w terminie i na warunkach określonych przez Rafineria Gdańska Sp. z o.o. może stanowić podstawę do odstąpienia przez Rafineria Gdańska Sp. z o.o. od zamówienia z przyczyn leżących po stronie kontrahenta.

Jeżeli Rafineria Gdańska Sp. z o.o. wyrazi zgodę na dokonanie płatności zaliczki, w dniu podpisania Zamówienia, jednakże nie później niż przed dokonaniem płatności zaliczki, kontrahent zobowiązany jest dostarczyć do Rafineria Gdańska Sp. z o.o. gwarancję zwrotu zaliczki.

Zamawiający ma prawo przenieść prawa wynikające z Gwarancji na rzecz spółek z Grupy Kapitałowej w skład której wchodzi Zamawiający, bez uprzedniej zgody Wykonawcy/Gwaranta.

Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zastrzega sobie uprawnienie do akceptacji wystawcy Gwarancji oraz treść Gwarancji, zgodnie z wewnętrznymi wymogami Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.

Wszystkie koszty i prowizje związane z Gwarancjami, wymaganymi przez Rafineria Gdańska Sp. z o.o., powinny być ponoszone przez kontrahenta.

11. Zastrzeżenia zamawiającego

11.1. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do akceptowania/odrzucania oferty w całości lub części.

11.2. Nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty.

11.3. Zamawiający zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym Zamawiający zobowiązany jest zawiadomić wszystkich Oferentów.

11.4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub dowolnej części Oferty.

11.5. Wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji oraz aukcji elektronicznej nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia zapytania w rozumieniu kodeksu cywilnego.

11.6. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym oferentem lub oferentami do chwili podpisania wystawienia zamówienia. Wybór oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. W takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia finansowe względem Zamawiającego.

11.7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert.

11.8. Po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według ustalonych kryteriów Zamawiającego.

11.9. Po zakończonym procesie wyboru kontrahenta do oferentów biorących udział w postępowaniu zostanie wysłana informacja o jego wyniku.

11.10.Niniejsze postępowanie jest prowadzone zgodnie z Procedurą ASF.74.01.00.00 „Zakupy towarów i usług”. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej procedurze stosowane będą przepisy prawa polskiego a w szczególności Kodeksu Cywilnego.

11.11.Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania Oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów.

11.12.Płatności będą realizowane przelewem bankowym z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego faktury z zastrzeżeniem innych postanowień Zamówienia, na podany numer rachunku bankowego Dostawcy.
Podatek VAT będzie płacony jedynie w walucie polskiej na rachunek bankowy prowadzony zgodnie z polskim prawem bankowym. Wystawca faktury zobowiązuje się podać taki nr rachunku bankowego na każdej fakturze.

Dostawca oświadcza, że podany numer rachunku bankowego:

· jest zawarty w wykazie, o którym mowa w art. 96 b Ustawy o VAT,

· jest aktualny, a w przypadku zmiany numeru rachunku bankowego, na który ma być dokonana płatność, Dostawca niezwłocznie (jednak nie później niż w terminie 1 dnia od dnia zaistnienia takiej zmiany) poinformuje Zamawiającego o tym fakcie w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

12. Ogólne Warunki Zakupu

Do zamówień zastosowanie mają Ogólne Warunki Zamówienia Rafineria Gdańska Sp. z o.o. dostępne pod linkiem: https://www.lotos.pl/repository/55119/

Wszelkie uwagi do OWZ Rafineria Gdańska Sp. zo.o. powinny być zgłaszane w terminie zadawania pytań. Po tym terminie jakiekolwiek uwagi nie będą rozpatrywane.

13. Klauzule CSR

Klauzule CSR stosowane w procesie zakupowym dostępne pod linkiem:
Standardy CSR dla Kontrahentów Grupy Kapitałowej Grupy LOTOS S.A.

https://www.lotos.pl/repository/51502/

UWAGA!

· Rafineria Gdańska Sp. z o.o. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. BHP, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe.

· Rafineria Gdańska Sp. z o.o. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty.

· Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty.

Załączniki:
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 – Oświadczenie

Załącznik nr 3 – Specyfikacja techniczna

Załącznik nr 4 – Rażąco niska cena.

Załącznik nr 5 – Oświadczenie dot. sankcji

Z poważaniem

Edyta Kuc