Szanowni Państwo,

LOTOS Petrobaltic S.A. (zwana dalej „Zamawiającym” lub „Spółka”) z siedzibą przy ul. Stary Dwór 9, kod pocztowy 80-758 Gdańsk zaprasza Państwa (dalej: „Oferent” lub „Wykonawca”) do udziału w Procesie wyboru kontrahenta i złożenia oferty na:

Zapewnienie bazy noclegowej dla osób wskazanych przez Zamawiającego.

1. INFORMACJE PODSTAWOWE.

A. Przedmiot Zapytania Ofertowego:
1. Intencją Zamawiającego jest zawarcie z Oferentem umowy, której przedmiotem będzie zapewnienie bazy noclegowej dla osób wskazanych przez Zamawiającego, co obejmuje:
a) zapewnienie pokoju jednoosobowego, dwuosobowego i trzyosobowego w standardzie min. *** (3 gwiazdki);
b) śniadanie,
c) parking dla samochodów,
d) możliwość dokonania rezerwacji z 24-godzinnym wyprzedzeniem,
e) bez kosztowa anulacja rezerwacji,
2. W przypadku braku dostępnych pokoi Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia zastępczego miejsca w innym hotelu o nie niższym standardzie i w cenie jak w ofercie.
3. Ceny będą stałe przez okres 12 miesięcy od podpisania umowy; po tym czasie możliwa jest indeksacja cen o wskaźnik inflacji wynikający ze wskazań GUS;

B. Obowiązki i prawa Wykonawcy:
1. posiadanie odpowiedniego obiektu, umożliwiającego zakwaterowanie min. 15 osób w dobach hotelowych poniedziałek/wtorek, wtorek/środa, środa/czwartek, czwartek/piątek;
2. posiadanie wszelkich wymaganych prawem uprawnień niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania;


C. Obowiązki Zamawiającego:
1. Terminowa realizacja płatności, wynikających z podpisanej z Oferentem umowy; Zamawiający nie gwarantuje żadnej minimalnej ilości składanych zamówień;

D. Termin obowiązywania Umowy:
Gotowość do rozpoczęcia świadczenia usług - niezwłocznie po podpisaniu umowy (październik 2022 r.).
Termin obowiązywania Umowy – 24 miesięcy od podpisania z możliwością przedłużenia o rok.

E. Miejsce realizacji Umowy:
Obiekt wskazany przez Oferenta;


2. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY SKŁADANEJ NA PLATFORMIE ZAKUPOWEJ:

A. CZĘŚĆ HANDLOWA:
I. WYPEŁNIONY Formularz Ofertowy, stanowiący Załącznik Nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

B. CZĘŚĆ MERYTORYCZNA:

I. DOKUMENTY PODSTAWOWE:
a) Przedstawienie kopii obowiązującej polisy ubezpieczeniowej od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalności gospodarczą przez Odbiorcę i osoby, za które ponosi odpowiedzialność z limitem 200.000,00 PLN na jedno zdarzenie;
II. OŚWIADCZENIA, DEKLARACJE ORAZ POZOSTAŁE DOKUMENTY:
a) pełnomocnictwo do podpisania Oferty, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Oferenta nie wynika z dokumentów rejestrowych;


UWAGA:
1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, powinny one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.
2. Brak któregokolwiek z dokumentów wymienionych w w/w punktach 2.A oraz 2.B może skutkować odrzuceniem Oferty.


3. KRYTERIA OCENY OFERT:
1. Wartość Oferty wynikająca z wypełnionego Formularza Ofertowego;
2. Ocena jakościowa,
3. Odległość od siedziby Zamawiającego - maksymalnie 20 km;


4. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO:

Zamawiający informuje, że:
 zgodnie z wewnętrzną procedurą Zamawiającego, Wykonawca zostanie wyłoniony w Procesie wyboru kontrahenta w trybie postępowania otwartego;
 Zamawiający nie będzie ponosić jakichkolwiek kosztów Wykonawcy związanych ze sporządzeniem oferty i udziałem Wykonawcy w ewentualnych negocjacjach;
 jeśli postępowanie zostanie zamknięte bez wyboru oferty, to Oferentom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia;
 zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Prac danego zakresu na warunkach wynikających z przyszłej umowy;
 zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową na adres wskazany przez Oferenta;
 zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub dowolnej części oferty;
 zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie; w takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego;
 zastrzega sobie prawo do zamknięcia Procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z ofert;
 po złożeniu ofert nastąpi ich ocena według kryteriów ustalonych przez Zamawiającego i wskazanych w niniejszym Zapytaniu;
 wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu cywilnego;
 niniejsze Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, w wyniku której dochodzi do wyboru kontrahenta;
 zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu ofertowym, pod warunkiem uprzedniego poinformowania o takiej zmianie wszystkich Oferentów;
 wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów.


5. INFORMACJE DOTYCZACE PYTAŃ I ODPOWIEDZI:

A. Na pytania złożone na Platformie Zakupowej dotyczące Zapytania ofertowego odpowiedzi udziela Przewodniczący Komisji.
B. Pytania dotyczące postępowania można składać nie później niż do 04.10.2022 r. do godz. 12:00
C. Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu i godzinie wyznaczonej nie będą rozpatrywane.


6. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT:

A. Wykonawca zobowiązany jest zapoznać się z informacjami zawartymi w niniejszym Zapytaniu ofertowym oraz w jego załącznikach i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie.
B. Ofertę można złożyć wyłącznie na Platformie Zakupowej do 07.10.2022 r. do godz. 10:00.
C. Oferta powinna być:
a) sporządzona w języku polskim;
b) podpisana przez osobę/y uprawnione do występowania w imieniu Oferenta.

Z poważaniem,



Michał Grześkowiak
Przewodniczący Komisji Wyboru Kontrahenta


Załączniki:*
- Nr 1 – FORMULARZ OFERTOWY.
* wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego.