Dodanie załącznika z logotypem.
Rozbudowanie listy produktów - do złożenia oferty handlowej

Szanowni Państwo,

PKN ORLEN S.A. z siedzibą w Płocku, kod 09-411, ul. Chemików 7, w imieniu spółki LOTOS Oil
Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, kod 80-718, ul. Elbląska 135, zaprasza do udziału w procesie wyboru kontrahenta na wykonanie następującej usługi:

Dostawa upominków świątecznych do LOTOS Oil Sp. z o.o.

I. Opis przedmiotu zamówienia:
  LOTOS Oil Sp. z o.o. planuje przekazać upominków świąteczne swoim Partnerom biznesowym z kraju i zagranicy. Działanie jest elementem marketingu
  relacji wpierającej sprzedaż. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia, znajduje się w Załącznikach nr 1 i nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego.

Obligatoryjne warunki przystąpienia do postępowania:

a. kopie następujących dokumentów: odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji, umowa spółki w przypadku spółki cywilnej, oraz zaświadczenia o
  nie zaleganiu z opłatami na rzecz ZUS i US – dokumenty te nie mogą być starsze niż 3 miesiące; decyzji o nadaniu NIP, decyzji o nadaniu REGON,
  decyzji o nadaniu numeru BDO, bądź oświadczenia, że prowadzona działalność nie wymaga jej posiadania.
b. stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji Oferenta w ramach prowadzonego postępowania.
c. przesłanie do siedziby PKN Orlen S.A. w Gdańsku próbek produktów (szczegółowo określone w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego).
d. potwierdzenie realizacji przedmiotu zamówienia w wymaganym terminie.

UWAGA!
Postępowanie prowadzone jest jednoetapowo:
I Etap – złożenie Oferty merytorycznej i handlowej zawierających dokumenty formalne potwierdzające warunki udziału w postępowaniu oraz próbek produktów; Zamawiający dokona oceny ofert wg przyjętych w postępowania kryteriów. Spośród nadesłanych ofert Zamawiający dokona wyboru poszczególnych produktów.

II. Termin realizacji przedmiotu zapytania ofertowego i miejsca lokalizacji usług:

- Termin realizacji przedmiotu zapytania ofertowego: od dnia obustronnego podpisania Umowy do dnia 15.11.2022r.
- Miejsca lokalizacji usługi: Magazyny PKN Orlen S.A. w Gdańsku oraz Czechowicach-Dziedzicach.

III. Informacja o ofertach częściowych:
• Zamawiający dopuszcza możliwości składania ofert częściowych w postępowaniu.

IV. Harmonogram postępowania:
• pytania, wnioski o wyjaśnienie w zakresie Zapytania ofertowego i załączników, w tym projektu umowy Pytania, wnioski o wyjaśnienie w zakresie treści
 Zapytania ofertowego, załączników, w tym projektu umowy, należy kierować wyłącznie za pośrednictwem Platformy zakupowej Logintrade, we wskazanych tam
 terminach. Zamawiający zastrzega uprawnienie do odmowy uwzględnienia oraz odpowiedzi na pytania oraz wnioski, które zostaną doręczone po upływie
 zastrzeżonych terminów.
• odpowiedzi na zadane pytania - odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanych terminach zostaną przekazane wszystkim Oferentom za pośrednictwem
 Platformy zakupowej Logintrade.
• złożenie ofert
 Ofertę należy złożyć w dwóch częściach:
 Część merytoryczna – zgodnie z zakresem opisanym w pkt. I i VI. oraz wszystkich Załącznikach
 Część handlowa - musi zawierać ceny netto w PLN na wzorze z załącznika
 Oferta powinna zostać sporządzona w języku polskim.
 Ofertę należy złożyć na Platformie zakupowej Logintrade, w terminie tam wskazanym.
 Za datę i godzinę złożenia oferty uznaje się datę i godzinę jej skutecznego dostarczenia na Platformie zakupowej Logintrade. 
• negocjacje

V. Pytania i odpowiedzi
1. Pytania do niniejszego zapytania ofertowego oraz treści Istotnych Postanowień Umowy należy kierować za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE
  dostępnej pod adresem: www.lotos.logintrade.net nie później niż do dnia 23.09.2022 r. do godziny 12:00
2. Na pytania dotyczące zapytania ofertowego oraz treści Projektu Umowy odpowiedzi udziela Przewodniczący lub Sekretarz Komisji Wyboru Kontrahenta za
  pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE.
3. Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym w pkt 1 terminie zostaną przekazane wszystkim oferentom do dnia 27.09.2022 r. do godziny 12:00 za
  pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE. Pytania i wnioski, które wpłyną po wyznaczonym w pkt. 1 terminie nie będą rozpatrywane oraz
  uwzględniane w postępowaniu.

VI. Termin i warunki składania ofert:

  Kompletna oferta merytoryczna powinna zawierać:
  a) kopie następujących dokumentów: odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji, umowa spółki w przypadku spółki cywilnej, oraz
    zaświadczenia o nie zaleganiu z opłatami na rzecz ZUS i US – dokumenty te nie mogą być starsze niż 3 miesiące; decyzji o nadaniu NIP, decyzji o
    nadaniu REGON, decyzji o nadaniu numeru BDO, bądź oświadczenia, że prowadzona działalność nie wymaga jej posiadania;
  b) stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji Oferenta w ramach prowadzonego postępowania;
  c) podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli ze Strony Oferenta Załącznik nr 2 – Oświadczenia Oferenta;
  d) przesłanie potwierdzenia realizacji przedmiotu zamówienia w wymaganym terminie;
  e) próbki produktów, zgodnie z wytycznymi Załącznika nr 1 do Zapytania ofertowego.

Kompletna oferta handlowa powinna zawierać:
  a) wypełnienie danych handlowych na platformie LOGINTRADE.
  b) wypełniony i podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli ze strony oferenta Załącznik nr 2 3– Kosztorys, do Zapytania
    ofertowego w II etapie postępowania;

Złożenie w ofercie merytorycznej elementów, które zostały wyszczególnione jako oferta handlowa może skutkować odrzuceniem oferty.

Zamawiający odrzuci oferty zawierające rażąco niską cenę, zgodnie z informacją załączoną do Zapytania ofertowego w Załączniku nr 4 do postępowania.
1. Oferty należy złożyć wyłącznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej LOGINTRADE do dnia 07.10.2022 r. do godz. 12:00, z zastrzeżeniem, że próbki
  produktów (po jednym egzemplarzu) należy dostarczyć, w tym samym terminie, do siedziby PKN Orlen w Gdańsku na adres:
  PKN Orlen S.A.
  Biuro Zakupów i Kontraktacji
  Ul. Elbląska 135
  80-718 Gdańsk
  Marta Zalewska
  Joanna Smolarz
2. Przed upływem terminu składania ofert Oferent ma prawo zmienić lub wycofać ofertę. Zmiana oferty jest jednoznaczna z wycofaniem uprzednio złożonej
  oferty. Zmiana lub wycofanie oferty po upływie terminu składania ofert są nieskuteczne.
3. Złożenie oferty będzie uznane za akceptację zasad prowadzonego postępowania, opisanych w niniejszym dokumencie.

VII. Kryteria wyboru ofert:
   Kryteria wyboru ofert w postępowaniu:
   - cena netto w PLN za realizację przedmiotu Zapytania ofertowego;
   - ogólna atrakcyjność zestawów;
   - jakość opakowania.

VIII. Warunki płatności
   Termin płatności faktury: w terminie 30 dni od dnia wpływu prawidłowo wystawionej faktury do Zamawiającego.

IX. Ważność oferty
Oferta w pełnym zakresie powinna być ważna do akceptacji i/lub wyjaśnień i/lub negocjacji przez 90 dni od ostatecznego terminu składania ofert.

X. Pozostałe postanowienia:
Wszelkie dokumenty wypełnione przez Oferenta winny zostać podpisane przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta w ramach prowadzonego postępowania.
Oferent, bez żadnych konsekwencji prawnych, może modyfikować lub wycofać swoją ofertę pod warunkiem przekazania pisemnej prośby przed ostateczną datą składania ofert. Oferent, po wycofaniu swojej oferty, ma prawo złożyć nową pod warunkiem, że zostanie ona dostarczona przed ostateczną datą składania ofert. PKN Orlen S.A. zastrzega sobie prawo do przyjęcia/odrzucenia oferty w całości lub w części. Brak akceptacji któregokolwiek z ww. wymaganych elementów może skutkować odrzuceniem oferty. Jednocześnie informujemy, iż zastrzegamy sobie prawo do unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami do chwili podpisania umowy. Zamawiający zastrzega również prawo do przesunięcia terminu wpływu pytań i wniosków od Oferentów, terminu odpowiedzi na zadane pytania oraz terminu składania ofert. Wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.
W drodze przetargowej zostanie wyłoniony Oferent, który zaproponuje najkorzystniejsze warunki.
Z Oferentem zostanie podpisana umowa, której stroną będzie LOTOS Oil Sp. z o.o. , pod warunkiem uzyskania przez LOTOS Oil Sp. z o.o. (w zależności od przedmiotu i wartości umowy) wymaganych zgód korporacyjnych wskazanych w Akcie Zawiązania Spółki z Ograniczoną Odpowiedzialnością. Złożenie oferty jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na zaproponowane warunki umowy. Oferent ma możliwość negocjacji warunków umowy jedynie w terminie zadawania pytań wyznaczonym w niniejszym zapytaniu ofertowym.

UWAGA!

• PKN Orlen S.A. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane
 oferty.
• PKN Orlen S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych
 informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty.
• PKN Orlen S.A. zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język polski, a prawem właściwym dla prowadzonego postępowania i zawartej
 w jego wyniku umowy będzie prawo polskie.
• Ocena ofert dokonywana będzie przez Komisję wyboru kontrahenta powołaną przez PKN Orlen S.A. Prace komisji przebiegać będą według zasad określonych w
 procedurze nr GLS.74.02.00.00, określającej zasady wyboru kontrahenta. Ewentualne informacje na temat ww. procedury można uzyskać drogą elektroniczną
 za pośrednictwem Platformy Logintrade.
• Wykonawca winien zapoznać się z dokumentem - ,,Standardy CSR dla Kontrahentów Grupy Kapitałowej ORLEN S.A” opublikowanym na stronie internetowej:
 https://www.lotos.pl/1327/dla_biznesu/dla_dostawcow/dokumenty_do_pobrania oraz zobowiązuje się do ich stosowania oraz przestrzegania we współpracy z
 Zleceniodawcą. Wykonawca zobowiązany jest ponadto do zapoznania swoich podwykonawców z ww. dokumentem.
• Z treścią „Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej ORLEN S.A." można się zapoznać na stronie www.odpowiedzialny.lotos.pl
• PKN Orlen S.A. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy
 przepustkowe.
• Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie PKN Orlen S.A. procedur
 (organizacja, pobieranie wymaganych zezwoleń i poleceń na prace).
• Wykonawca będzie zobowiązany do przestrzegania i bieżącego monitorowania obowiązujących na terenie PKN Orlen S.A. zasad i standardów postępowania, w
 szczególności dotyczących bezpieczeństwa pracy i ochrony ppoż. udostępnionych przez PKN Orlen S.A. w serwisie: Wymagania PKN Orlen S.A. dla
 Kontrahentów pod adresem: http://www.lotos.pl/344/grupa_kapitalowa/nasze_spolki
• Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, PKN Orlen S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u
 Zleceniobiorcy audytów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach
 kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze
 zamówienia.


Szanowni Państwo,
Jeśli nie są Państwo zainteresowani udziałem w niniejszym postępowaniu lub występują jakiekolwiek przyczyny uniemożliwiające Państwu złożenie deklaracji udziału, mając na względzie jak najlepsze relacje
z naszymi kontrahentami, zwracamy się z prośbą o wskazanie powodów niezłożenia oferty na kierowane do Państwa zaproszenie. Prosimy o przesłanie przedmiotowej informacji za pośrednictwem Platformy Logintrade.


Z poważaniem
Członkowie Komisji

Załączniki:

1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego – Załącznik nr 1;
2. Kosztorys – Załącznik nr 2;
3. Oświadczenia Oferenta – Załącznik nr 3;
4. Rażąco niska cena – Załącznik nr 4;
5. Projekt Umowy – Załącznik nr 5.

Kompletna oferta merytoryczna powinna zawierać:
a) kopie następujących dokumentów: odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji, umowa spółki w przypadku spółki cywilnej, oraz zaświadczenia
o nie zaleganiu z opłatami na rzecz ZUS i US – dokumenty te nie mogą być starsze niż 3 miesiące; decyzji o nadaniu NIP, decyzji o nadaniu REGON,
decyzji o nadaniu numeru BDO, bądź oświadczenia, że prowadzona działalność nie wymaga jej posiadania;
b) stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji Oferenta w ramach prowadzonego postępowania;
c) podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli ze Strony Oferenta Załącznik nr 2 – Oświadczenia Oferenta;
d) przesłanie potwierdzenia realizacji przedmiotu zamówienia w wymaganym terminie;
e) próbki produktów, zgodnie z wytycznymi Załącznika nr 1 do Zapytania ofertowego.

Kompletna oferta handlowa powinna zawierać:
a) wypełnienie danych handlowych na platformie LOGINTRADE.
b) wypełniony i podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli ze strony oferenta Załącznik nr 2 Kosztorys, do Zapytania
ofertowego;