1. Dodano Załącznik nr 6 - Wzór Umowy
2. W związku z powyższym przedłużono termin na zadawania pytań oraz składanie ofert.

Kontrahenci, którzy złożyli ofertę przed obecną aktualizacją są proszeni o ponowne złożenie.

Komisja Konkursowa

Gdańsk, dn. 10.08.2022 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/036/22/OS

Szanowni Państwo,
Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie
wyboru kontrahenta dotyczącym:
„Wynajem żurawi hydraulicznych do prac podczas remontu instalacji 810 i 820”.

I. INFORMACJE PODSTAWOWE
Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego

Ofertę proszę oprzeć na następujących założeniach:
 Dzień roboczy trwa 8 godzin z możliwością przedłużenia prac do 12 godzin. Godziny
rozpoczęcia prac będą każdorazowo wskazywane w harmonogramie prac.
 Prace będą realizowane 7 dni w tygodniu.
 Możliwa sporadyczna praca w systemie 24h/dobę.
 W planowanym czasie pracy będą wystąpią okresy gdy sprzęt nie będzie wykorzystany,
 Rozliczenie miesięczne na podstawie rzeczywiście przepracowanych godzin.
 O harmonogramie pracy sprzętu LS będzie informował z tygodniowym wyprzedzeniem.

UWAGA:
Wykaz sprzętu, który LOTOS Serwis ma zamiar zakontraktować:
 Żuraw hydrauliczny klasy 40 ton - sztuk 1

Wymagania:
 Przedstawienie pełnej specyfikacji żurawia
 Arkusz oferty cenowej – załącznik nr 1
 Oświadczanie o mobilizacji sprzętu zastępczego – załącznik nr 2
 Oświadczenie o uprawieniach operatora – załącznik nr 3
 Oświadczenie o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami – załącznik nr 4
 Oświadczenie o zapoznaniu się z umową – załącznik nr 5

Zamawiający zapewni:
 Miejsce postoju żurawi.

Wykonawca zapewni:
 Sprawny sprzęt gotowy do pracy.
 Przeszkoloną kadrę do obsługi żurawi – uprawienia UDT do obsługi żurawia
 Środki ochrony wynikające z ustawy „Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych
rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19,
innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych” wraz z jej wszystkimi
zmianami.
 W przypadku awarii sprzętu zapewni nowy sprzęt do realizacji zadania w ciągu 12h.

Termin realizacji: wrzesień 2022 – kwiecień 2023. Terminy zostaną uszczegółowione z odpowiednim
wyprzedzeniem.
Miejsce prac – teren instalacji rafineryjnych w Gdańsku.
Zamawiający zastrzega, iż ostateczny harmonogram może zostać skorygowany.

II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

Dokumenty podstawowe:
 Referencje w wykonywaniu prac o podobnym zakresie - minimum 3 referencje, lub wykaz
wykonywanych prac podobnych - minimum 3 zadania o podobnym zakresie. Warunek
konieczny wzięcia udziału w postępowaniu.

Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:
 Oferta Wykonawcy powinna być kompletna – ważna 120 dni.
 Arkusz do stworzenia wyceny - załącznik nr 1.
 Oświadczanie o mobilizacji sprzętu zastępczego – załącznik nr 2.
 Oświadczenie o uprawieniach operatora– załącznik nr 3.
 Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta.
 Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE.
 Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy).
 Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
 Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że
prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w BDO.
 Oświadczenie zapoznania się z zapytaniem ofertowym oraz jego załącznikami – załącznik nr 4
 Oświadczenie zapoznania się ze wzorem umowy do zapytania – załącznik nr 5

UWAGA:
1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność
z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.
2. Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty.

Kryteria oceny oferty:
- Cena
- Doświadczenie

Zastrzeżenia Zamawiającego:
Zamawiający informuje, że:
a) Wykonawca powinien wyznaczyć swojego przedstawiciela do formalnych kontaktów z Zamawiającym
b) Wykonawca oddeleguje w pełnym wymiarze czasu pracy pracownika na czas niezbędny do
przygotowania realizacji Postoju Remontowego
c) Wszelkie prace dodatkowe będą rozliczane na zasadzie bilansu z zakresem prac podstawowych
d) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
e) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
f) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
g) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres
wskazany przez Oferenta;
h) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
i) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
j) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez
Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
k) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
l) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu
Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
m) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji
przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru
kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135.
n) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami
postępowania przy robotach wykonywanych na terenie Grupy LOTOS S.A. zawartymi w „Informatorze
o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji
Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135,
o) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej
www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
p) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012
roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które
zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za
wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany
do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o.
w Gdańsku).

Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:
a) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie
poprzez Platformę Zakupową.
b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 17.08.2022 r. do godz. 10.00.
c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
d) Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.
Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:
a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym
i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b) Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:
 złożenie Oferty na Platformie Zakupowej LOGINTRADE do dnia 19.08.2022 r. do godz. 23.00

Ochrona danych osobowych:
1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych
udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli
wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających
z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca
po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o
konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie
przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie
odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami
prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody
wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w
związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz
uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”),
przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis
sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
5. Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie
na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej
obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
7. Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w
celach wskazanych powyżej jest:
a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
b) wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami
podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
c) prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
8. Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe
na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne
wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe,
archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS
Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom
uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z
wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi
oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
10. Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia,
ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp.
z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego
paragrafu.
11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

UWAGA: WZÓR UMOWY ZOSTANIE UDOSTĘPNIONY W PÓŹNIEJSZYM TERMINIE W RAMACH AKTUALIZACJI NINIEJSZEGO ZAPYTANIA.

Załączniki:*
Nr 1 – Arkusz cenowy wraz z deklaracją terminu
Nr 2 – Oświadczenie o mobilizacji sprzętu zastępczego
Nr 3 – Oświadczenie o uprawnieniach operatorów
Nr 4 - Oświadczenie zapoznania się z zapytaniem ofertowym oraz jego załącznikami
Nr 5 – Oświadczenie o zapoznaniu się z załączonym wzorem umowy
Nr 6 – Wzór umowy
*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest
zabronione