Gdańsk, 07.07.2022 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
PROCES WYBORU KONTRAHENTA NR LAB 11/2022

Szanowni Państwo,

LOTOS Lab Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym” lub „LOTOS Lab”) zaprasza Państwa do złożenia oferty na:
zawarcie umowy ramowej w postępowaniu LAB 11/2022 na
„dostawy testów chemicznych producenta Hach”

I. Dane Zamawiającego:
LOTOS Lab Sp. z o.o.
Ul. Elbląska 135
80-718 Gdańsk
Tel. +48 58 308 85 49
Faks: +48 58 308 82 50
NIP: 583-28-24-004
REGON: 192918677
BDO: 000026382

II. Przedmiot Zapytania Ofertowego:
Szczegółowa specyfikacja przedmiotu Zapytania ofertowego (dalej: Zapytanie) zawarta została w Załączniku nr 1 do Zapytania, stanowiącego jednocześnie arkusz ofertowy.

III. Termin realizacji przedmiotu zapytania ofertowego:
Okres realizacji dostaw odczynników przewidziany jest na 24 miesiące od dnia zawarcia umowy ramowej.

IV. Sposób realizacji przedmiotu zapytania ofertowego
Zamówienia składane będą przez osoby wskazane w umowie.

V. Warunki dostawy:
1. DDP LOTOS Lab Sp. z o.o., ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk, zgodnie z Incoterms 2010.
2. Dostawy będą odbywać się do siedziby Zamawiającego – do trzech lokalizacji na terenie Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku (80-718), ul. Elbląska 135:
a. Pracownia wody – dla LW, LW/WS;
b. Pracownia ścieków – dla WS.
3. Na dokumentach przewozowych i oznakowaniu dostaw bezwzględnie muszą być wskazane: numer umowy, nazwisko osoby odpowiedzialnej za realizację umowy ze strony Zamawiającego oraz lokalizacja dostawy (ze wskazaniem symbolu komórki organizacyjnej) na terenie Grupy LOTOS S.A.

VI. Tryb i zasady prowadzenia postępowania:
1. Proces wyboru kontrahenta jest prowadzony zgodnie z procedurą LAB.74.01.00.00.
2. Postępowanie prowadzone jest poprzez platformę zakupową www.lotos.logintrade.net w trybie otwartym.

3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

4. Jedynym dopuszczalnym sposobem porozumiewania się z Zamawiającym jest platforma zakupowa www.lotos.logintrade.net. (dot. zadawania pytań, udzielania odpowiedzi na zadane pytania, składania ofert).
W przypadku wystąpienia problemów z użytkowaniem powyżej wskazanej platformy, należy kontaktować się z jej infolinią pod nr tel.: +48 71 787 35 34; +48 71 787 37 27; +48 71 787 37 57

5. Pytania i wnioski, które wpłyną po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane oraz uwzględniane w postępowaniu.

6. Oferty złożone po wyznaczonym terminie lub z pominięciem platformy zakupowej www.lotos.logintrade.net. nie będą rozpatrywane.

7. LOTOS Lab Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do akceptowania/odrzucenia oferty w całości lub części.

8. Oferent w przypadku wyboru jego oferty może być zobowiązany do dostarczenia na żądanie Zamawiającego dodatkowych dokumentów (np. decyzję o nadaniu NIP, decyzję o nadaniu REGON, w przypadku podmiotów zagranicznych certyfikat rezydencji oraz zaświadczenia o niezaleganiu z opłatami na rzecz ZUS
i US) – dokumenty te nie mogą być starsze niż 3 miesiące od daty zobowiązania do ich złożenia.

VII. Warunki udziału w postępowaniu:
1. Warunkiem udziału w postępowaniu jest złożenie kompletnej oferty zgodnie z określonymi w Zapytaniu ofertowym warunkami. Złożenie oferty jest równoznaczne z zaakceptowaniem treści Zapytania ofertowego.

2. Informacje dodatkowe dotyczące zapytania ofertowego:
a. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych;
b. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych;
c. Zamawiający nie przewiduje zastosowania dynamicznego systemu zakupów;
d. Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji warunków zapytania przed ostateczną datą składania ofert;
e. Zamawiający zastrzega sobie prawo do renegocjacji złożonych ofert przed dokonaniem ostatecznego wyboru;
f. Zamawiający przewiduje możliwość przeprowadzenia aukcji elektronicznej.

3. Warunki formalne, których niespełnienie będzie skutkować odrzuceniem oferty:
a. zapoznanie się i akceptacja Informatora o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.;
b. zapoznanie się i akceptacja Klauzul CSR oraz RODO;
c. akceptacja wzoru umowy, załączonego do Zapytania ofertowego;
d. akceptacja 30 dniowego terminu płatności (30 dni od dnia dostarczenia Zamawiającemu faktury).

VIII. Forma i treść oferty:

Kompletna oferta musi zostać złożona w dwóch częściach:

I - CZĘŚĆ MERYTORYCZNA – wszystkie oświadczenia Oferenta, informacje wymagane zapytaniem ofertowym i załącznikami do zapytania z wyłączeniem ceny:

1. Załącznik nr 2 – Formularz ofertowy.
2. Załącznik nr 3 – Oświadczenie Oferenta;
3. Załącznik nr 4 - skan zaparafowanego przez Oferenta na każdej stronie oraz opatrzonego czytelnym podpisem (lub pieczęcią z podpisem) na ostatniej stronie wzoru umowy standardowej;
4. Załącznik nr 6 - stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji Oferenta w ramach prowadzonego postępowania (w tym do złożenia oferty), o ile uprawnienie do reprezentowania Oferenta nie wynika z dokumentów rejestrowych.
I A – Załącznik nieobowiązkowy
Załącznik nr 5 – Ankieta kwalifikacji kontrahenta – ankieta wykorzystywana w wewnętrznych procedurach dotyczących kwalifikacji i ceny kontrahentów – prosimy o jej wypełnienie i przesłanie razem z ofertą, brak tego załącznika nie będzie skutkować odrzuceniem oferty.

II – CZĘŚĆ HANDLOWA – określająca warunki handlowe, w tym ceny za przedmioty zapytania ofertowego:

1. Załącznik nr 1 - Arkusz ofertowy (prosimy o wypełnienie szarej kolumny „cena jednostkowa netto”), jednocześnie prosimy o wpisanie cen jednostkowych netto do formularza systemowego na platformie zakupowej Logintrade.

IX. Termin związania ofertą:
1. Oferent związany będzie ofertą na okres 90 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

2. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, z tym, że Zamawiający może tylko raz, na co najmniej 3 dni przed upływem terminu związania ofertą zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni.

3. W przypadku złożenia w toku Procedury modyfikacji oferty, w szczególności w zakresie ceny, termin związania ofertą ulega przedłużeniu o wskazany okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni od dnia złożenia modyfikacji.

X. Harmonogram postępowania:
1. Termin zadawania pytań     – 12.07.2022 r. do godz. 11:00
2. Termin udzielenia odpowiedzi na pytania – 15.07.2022 r. do godz. 15:00
3. Termin złożenia oferty – 18.07.2022 r. do godz. 12:00

XI. Kryteria wyboru oferty i ich wagi:
1. cena netto za realizację przedmiotów Zapytania Ofertowego – 100 %
Cena ofertowa za przedmiot Zapytania musi obejmować wszelkie dodatkowe koszty (w szczególności koszty dostawy i utylizacji zużytych testów).
Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w niniejszym Zapytaniu Ofertowym oraz załącznikach do niego i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryterium wyboru.

XII. Podstawy wykluczenia:

Zamawiający przewiduje wykluczenie Oferentów, którzy:

1. W ciągu ostatnich 3 lat przed rozpoczęciem Procesu Wyboru Kontrahenta wyrządzili szkodę Zamawiającemu nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia było następstwem okoliczności, za które Oferent nie ponosi odpowiedzialności.

2. W stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem Oferentów, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego.

3. Uczestniczyli bezpośrednio w czynnościach związanych z przygotowaniem postępowania lub posługiwali się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności, chyba że udział tych Oferentów w postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji.
4. Złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania.
5. Nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu.
6. Zamawiający zastrzega prawo do wykluczenia Oferenta również przed podpisaniem umowy, jeśli z przedłożonych dokumentów wymienionych w pkt VI.8 wynikać będzie, że Oferent zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne lub składek i opłat na rzecz Urzędu Skarbowego, z wyjątkiem przypadków, gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.

XIII. Informacje dodatkowe:
LOTOS Lab Sp. z o. o. informuje, że wszelkie płatności dokonywane przez LOTOS Lab Sp. z o. o. na podstawie faktur zakupu będą realizowane na zasadach podzielonej płatności.
Mechanizm podzielonej płatności (tzw. split payment) wprowadza ustawa z dnia 15 grudnia 2017 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 62) wprowadzającą m.in. zmiany do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221 i 2491). 
Szczegóły dotyczące przedmiotowych uregulowań wskazane zostały pod linkiem:
http://www.lotos.pl/2690/bip_strona_glowna/komunikaty_i_przetargi/lotos_wprowadza_mechanizm_podzielonej_platnosci
Informujemy, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty oraz że nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom.
Jednocześnie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym oferentem lub oferentami do chwili podpisania dokumentu umowy. Wybór oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia niniejszego procesu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.
Informacja o Klauzulach CSR i RODO znajduje się pod linkiem https://www.lotos.pl/433/grupa_kapitalowa/nasze_spolki/lotos_lab/do_pobrania

Informacje w zakresie ochrony danych osobowych znajdują się pod linkiem https://www.lotos.pl/433/grupa_kapitalowa/nasze_spolki/lotos_lab/do_pobrania

Informujemy, że na terenie Grupy LOTOS S.A. obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. BHP, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe. Wszelkie informacje są zawarte w Informatorze o zasadach postępowania na terenie GL S.A. znajdującym się pod linkiem https://www.lotos.pl/433/grupa_kapitalowa/nasze_spolki/lotos_lab/do_pobrania
LOTOS Lab Sp. z o.o. jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty
LOTOS Lab Sp. z o.o., jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język i prawo polskie.
LOTOS Lab Sp. z o.o. oświadcza, że posiada status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 118 z późniejszymi zmianami).


Z poważaniem
Anna Stachowska
Przewodnicząca Komisji Wyboru Kontrahenta


Załączniki:

1. Arkusz ofertowy;
2. Formularz ofertowy;
3. Oświadczenie oferenta ;
4. Wzór umowy standardowej;
5. Ankieta kwalifikacji kontrahenta.