Dodano wzór umowy

Gdańsk, dnia 29.06.2022 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/028/22/WS


Szanowni Państwo,

Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:


„ Montaż, demontaż rusztowań oraz ich obsługa podczas realizacji wymiany aparatów Clausa na instalacji 0810, 0820, 9810, 9820 na terenie Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku.”

Uwaga: Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych (na każdą instalację osobno) oraz zastrzega sobie prawo do wyboru oferty częściowo.
Zamawiający dopuszcza wybór więcej niż jednego Wykonawcę do realizacji zadania.


I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Specyfikacja zakresu prac
• Montaż oraz demontaż rusztowań wraz z ich obsługą podczas realizacji wymiany aparatów.
• Szacunkowa ilość rusztowań do montażu/demontażu to około 8000 m3. Część rusztowań należy wybudować przed zatrzymaniem poszczególnych instalacji w uzgodnieniu z Zamawiającym.
• Będzie możliwość częściowego demontażu po uruchomieniu poszczególnych instalacji.
• Możliwa praca w systemie zmianowym 7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę – Wykonawca powinien mieć rezerwy osobowe w ilości minimum 4 osób, aby zapewnić ciągłość prac na drugą i trzecią zmianę
• Zakres do wyceny:
- Cena za montaż 1m3 rusztowania
- Cena za demontaż 1m3 rusztowania
- Dzierżawa 1m3 na dobę
- Cena za montaż 1m2 rusztowania podwieszanego.
- Cena za demontaż 1m2 rusztowania podwieszanego.
- Dzierżawa 1m2 rusztowania podwieszanego.
- Cena Rbg 1 osoby za obsługę.
• Oczekiwana ilość osób do dyspozycji min. 4 osoby. Zgłoszenie zapotrzebowania ilości osób nastąpi z wyprzedzeniem.
• Zaoferowane ceny winny zawierać koszt przeglądów dziennych (dokonywanych przed rozpoczęciem prac), dekadowych oraz doraźnych – zgodnie z Załącznikiem Wytyczne eksploatacji i budowy rusztowań.


   Prace należy wykonać zgodnie z procedurami stosowanymi na terenie Grupy LOTOS S.A.
W załączeniu INSTRUKCJA Wytyczne eksploatacji rusztowań oraz zbiorcze Standardy Remontowe.

2. Wykonawca zapewni:
• Niezbędne narzędzia, sprzęt i robociznę do realizacji przedmiotowych prac
• Dostatecznie duży potencjał osobowy oraz wysoką dostępność materiału do wykonania przedmiotu zapytania ofertowego
• Wszystkie rusztowania wykorzystywane do realizacji przedmiotowych prac mają być opisane z adnotacją czyją są własnością.
• Przeglądy dzienne, dekadowe oraz doraźne rusztowań – zaoferowane ceny powinny zawierać koszt takich przeglądów.
• Codzienne raportowanie postępów prac zawierające zestawienie wybudowanych rusztowań, ich lokalizację oraz obmiar – do godziny 9.00 za poprzedni dzień roboczy oraz każdorazowe uszkodzenie elementów rusztowań.
• Transport materiałów z placu składowego do lokalizacji w której będzie budowane rusztowanie po stronie Wykonawcy.


3. Zamawiający zapewni:

• Miejsce przyłączenia do sieci elektroenergetycznej, dostęp do sieci kanalizacyjnej, wody p.poż., sieci sprężonego powietrza - na instalacji nieodpłatnie.
• W miarę możliwości (na wniosek Wykonawcy), odpłatnie, miejsce za zaplecze (socjalnie, biura, maszyny i przyczepy itp.); Wykonawca po podpisaniu Umowy podpisze stosowane umowy (dzierżawy/najmu).


4. Termin realizacji Prac:
Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:

Termin realizacji: 20.07.2022r. – 30.11.2023 r.
Terminy realizacji robót wg. poszczególnych instalacji - zgodnie z Harmonogramem ramowym – Złącznik nr 5.
Miejsce prac - Instalacje technologiczne Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku – Zakład PZW (0810, 0820, 9810, 9820).

Wizja lokalna:
Przed przygotowaniem Oferty Zamawiający zaprasza Oferentów na wizję lokalną. Uczestnictwo w wizji lokalnej jest nieobligatoryjne dla każdego Oferenta.
Termin wizji należy ustalić z:
- Janusz Wyżlic tel. 513 036 258, e-mail: janusz.wyzlic@lotosserwis.pl
- lub z Piotr Kitta tel. kom. 516 057 911, e-mail: piotr.kitta@lotosserwis.pl


II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Dokumenty podstawowe:
a)  Oferta cenowa – ważna 120 dni
b)   Wypełniony Arkusz do stworzenia wyceny- załącznik nr 1 do niniejszego zapytania
c) Informacja o potencjale wykonawczym – Arkusz cenowy – załącznik nr1
d) Wykaz wykonywanych prac o podobnym zakresie- przedstawienie tych dokumentów jest warunkiem koniecznym w przedmiotowym postępowaniu
e) Oświadczenie o zapoznaniu się z treścią zapytania ofertowego oraz załącznikami- załącznik nr 2
f) Oświadczenie o zapoznaniu się z załączonym wzorem umowy – załącznik nr 3
g) Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE
h) Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)
i) Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
j) Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w Bazie Danych o Odpadach

2. Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:
Oferent, którego oferta zostanie wybrana przez Komisję, zobowiązuje się do dostarczenia poniższych dokumentów:
1. Oferta Wykonawcy powinna być kompletna
2. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.
3. Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
4. Oferta powinna być:
a) sporządzona w języku polskim:
UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty

3. Kryteria oceny oferty:
- Cena
-Doświadczenie

4. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
b) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
c) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
d) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
e) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
f) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
g) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
h) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
i) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
j) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135.
k) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie Grupy LOTOS S.A. zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135,
l) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
m) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku).




5. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

•  Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
• Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 07.07.2022 godz. 12.00
• Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
• Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.

6. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

1. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:
Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
2. Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:
a) złożenie Oferty na Platformie Zakupowej do dnia 11.07.2022 godz. 23.00
7. Ochrona danych osobowych:

1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
5. Z Pełnomocnikiem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
7. Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
b) wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
c) prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
8. Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
10. Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.




Załączniki:*
Nr 1- Arkusz do stworzenia wyceny, Informacja o potencjale wykonawczym
Nr 2- Oświadczenie o zapoznaniu się z treścią zapytania ofertowego oraz załącznikami- załącznik nr 2
Nr 3- Oświadczenie o zapoznaniu się z załączonym wzorem umowy – załącznik nr 3
Nr 4- Instrukcje i wytyczne
Nr 5- Harmonogram
Nr 6- Wzór umowy

* wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.