Aktualizacja:
1. Dodano wzór umowy

Gdańsk, dnia 19.05.2022 r.



ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/012/22/WS




Szanowni Państwo,


Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:


„Świadczenie usług budowy oraz odbiorów rusztowań na potrzeby utrzymania ruchu i remontów dla Grupy LOTOS S.A.”

I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego

Świadczenie usług budowy i wydzierżawiania rusztowań dla potrzeb montażowo remontowych oraz odbiorów rusztowań przez osoby uprawnione na terenie Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku.

1.1. Szczegółowy zakres prac do wykonania:

A. Pracownicy oferenta oddelegowani do realizacji zapytania ofertowego musza posiadać uprawnienia do budowy rusztowań budowlano-montażowych metalowych wydanych przez uprawnione instytucje.
B. Osoba wykonująca odbiór rusztowania musi posiadać odpowiednie uprawnienia określone w pkt. 3, pkt. 6.5.2. oraz 6.5.3. Instrukcji nr GKL. 48.01.04.00. Odbiory rusztowań przez osobę posiadającą uprawnienia konstrukcyjno-budowlane.
C. Wykonanie instalacji uziemienia przez osobę z uprawnieniami SEP E+D oraz wykonanie pomiarów do 1kV.
D. Oferent zobowiązany jest do przedstawienia swojej oferty na formularzu Załącznika nr 2 do niniejszego zapytania - Nie dopuszcza się przedstawienia oferty w innej formie niż załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. Przedstawienie wyceny na Załączniku nr 2 jest warunkiem bezwzględnym, brak wypełnionego załącznika będzie skutkowało odrzuceniem oferty.
Ceny jednostkowe zawarte w Tabeli nr 1 Załącznika nr 2 do niniejszego zapytania powinny zawierać koszt :
- Cenę odbioru rusztowań przez osobę z uprawnieniami konstrukcyjnobudowlanymi w odniesieniu do kubatury wybudowanego rusztowania w dni robocze w godzinach 7:00 do 21;00
- Pracownika wykonującego odbiory dzienne i dekadowe
- Wykonanie instalacji uziemienia przez osobę z uprawnieniami SEP E+D pomiary do 1kV w odniesieniu do kubatury wybudowanego rusztowania- w usługę wliczona jest cena za:
a. urządzenie do pomiaru instalacji uziemienia
b. Kabel miedziany
c. Zaciski
d. Wykonanie protokołu z pomiaru skuteczności uziemienia (wymóg bezwzględny)
E. Oferent zobowiązany będzie do zapewnienia wysokiej dyspozycyjności swoich pracowników (szybkiej reakcji na zgłoszenie potrzeby budowy rusztowania) przy odpowiednim składzie zespołu wykonawczego.
- w dni robocze: natychmiastowa jednak nie dłużej niż 2,5 godziny od momentu powiadomienia.
- w soboty, niedziele i święta: do 4 godzin od momentu powiadomienia. 
- W okresie remontowym niezbędne będą zwiększone zasoby ludzkie, sprzętowe oraz zwiększona liczba rusztowań. O dokładnych terminach remontów Podwykonawca zostanie poinformowany stosownie wcześniej.


Parametry techniczno-użytkowe rusztowań:
• System Rotax PLUS lub konstrukcje zbliżone
• Dopuszczalne obciążenie: 2,0 kN/1 m²
• Certyfikat bezpieczeństwa

Zasady i sposób budowy rusztowań na terenie Grupy LOTOS S.A. określa szczegółowo Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego- Instrukcja nr GKL 48.01.04.00 z dnia 19.12.2014 r.- wytyczne eksploatacji rusztowań.

1.2. Informacje Dodatkowe

- Prace muszą być prowadzone zgodnie z załączoną instrukcją (budowa, wszelkie odbiory, przeglądy itp. leżą po stronie firmy montującej rusztowania).
- Średnia dzienna ilość zapotrzebowania na rusztowania to 15-25 sztuk- ilość została określona na podstawie dotychczas wykonywanych prac
- Rozliczenie dzierżawy rusztowań specjalnych będzie analogiczne jak dla rusztowań przestrzennych i punktowych


2. Wykonawca zapewni:

• Wszystkie materiały, sprzęt w tym środki transportu, wykonawstwo (robociznę) oraz urządzenia niezbędne do realizacji przedmiotowych prac.


3. Zamawiający zapewni:

• W miarę możliwości na wniosek Wykonawcy Zamawiający zapewni pomieszczenie magazynowo biurowe na terenie Grupy Kapitałowej LOTOS  ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.


4. Termin realizacji Prac:

Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:

Rozpoczęcie: Od momentu podpisania umowy (nie wcześniej niż 01.08.2022)
Zakończenie: po upływie 24 miesięcy (termin może ulec zmianie)


II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Dokumenty podstawowe:

a) Oferta Wykonawcy – ważna 90 dni
b) Oferta cenowa- Oferta cenowa musi być przedstawiona zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszego zapytania. Nie dopuszcza się przedstawienia oferty w innej formie niż załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. Przedstawienie wyceny na Załączniku nr 2 jest warunkiem bezwzględnym, brak wypełnionego załącznika będzie skutkowało odrzuceniem oferty.
c) Dokumenty potwierdzające wymagania określone w Informacjach podstawowych w pkt. 1 ppkt. A i B.
d) Dokumenty potwierdzające doświadczenie oferenta- minimum 3 referencje z ostatnich 5 lat potwierdzające wykonywanie prac o podobnym zakresie w czynnym zakładzie przemysłowym
e) Lista podwykonawców w przypadku gdy chcieliby Państwo z nich korzystać
f) Deklaracja oferenta dot. czasu na demontaż rozstawionych rusztowań- załącznik nr 3 do niniejszego zapytania 
g) Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta
h) Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE
i) Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)
j) Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
k) Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w Bazie Danych o Odpadach.
l) Oświadczenie zapoznania się z zapytaniem ofertowym oraz jego załącznikami – załącznik nr 4
m) Oświadczenie zapoznania się z załączonym wzorem umowy– załącznik nr 5
n) Oświadczenie o potencjale – załącznik nr 6
o) Oświadczenie minimalne zasoby pracowników- załącznik nr 7
p) Deklaracja przeglądy dzienne- załącznik nr 8

UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

2. Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty.


2. Kryteria oceny oferty:
Cena
Doświadczenie

3. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
b) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
c) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
d) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
e) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
f) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
g) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
h) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
i) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
j) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135.
k) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie Grupy LOTOS S.A. zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135,
l) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
m) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku).

4. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

a) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 31.05.2022 r. do godz. 12.00.
c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
d) Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.


5. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b)  Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:
• złożenie Oferty na Platformie Zakupowej do dnia 09.06.2022 r. do godz. 12.00

6. Ochrona danych osobowych:

1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
5. Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
7. Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
b) wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
c) prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
8. Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
10. Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.


Załączniki:*
Nr 1 – Wytyczne eksploatacji rusztowań
Nr 2 – Arkusz do stworzenia wyceny
Nr 3 – Deklaracja oferenta
Nr 4 – Oświadczenie o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami
Nr 5 – Oświadczenie o zapoznaniu się z umową
Nr 6 – Oświadczenie o potencjale
Nr 7 – Oświadczenie minimalne zasoby pracowników
Nr 8- Deklaracja przeglądy dzienne
Nr 9- Wzór umowy
*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.