Gdańsk, 18.05.2021r.
ZAPYTANIE OFERTOWE LAB 06/2022
Szanowni Państwo,
LOTOS Lab Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do złożenia oferty na:
I. Przedmiot Zapytania Ofertowego:
Dygestorium do ogólnych prac laboratoryjnych wg. specyfikacji w załączniku nr 4.
Warunkiem koniecznym złożenia oferty jest przeprowadzenie wizji lokalnej do 31.05.2022r.
Celem umówienia terminu proszę o kontakt z p. Martą Kubiczek pod nr tel. 505 057 426
II. Warunki dostawy:
DDP LOTOS Lab Sp. z o.o., ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk 
III. Termin realizacji przedmiotu zapytania ofertowego:
Terminy zakończenia prac – 8-10 tygodni od podpisania umowy.
IV. Informacje dodatkowe dotyczące zapytania ofertowego:
a. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych;
b. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych;
c. Zamawiający przewiduje możliwość przeprowadzenia aukcji elektronicznej;
d. Zamawiający nie przewiduje zastosowania dynamicznego systemu zakupów.
V. Informacje dotyczące pytań oferentów i udzielania do nich odpowiedzi:
Pytania dot. niniejszego postepowania należy kierować poprzez platformę zakupową www.lotos.logintrade.net nie później niż do dnia 03.06.2022 roku do godziny 1200. LOTOS Lab Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do modyfikacji warunków zapytania przed ostateczną datą składania ofert.
a. Odpowiedzi na pytania, które wpłyną w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim oferentom w dniu 10.06.2022 roku do godziny 1500 za pośrednictwem platformy zakupowej www.lotos.logintrade.net. 
b. Jedynym dopuszczalnym sposobem porozumiewania się z Zamawiającym jest platforma zakupowa www.lotos.logintrade.net.
W przypadku wystąpienia problemów z użytkowaniem powyżej wskazanej platformy, należy kontaktować się z jej infolinią pod nr tel.: +48 71 787 35 34; +48 71 787 37 27;
+48 71 787 37 57
Pytania i wnioski, które wpłyną po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane oraz uwzględniane w postępowaniu.
VI. Sposób przygotowywania ofert oraz informacje dotyczące terminu i sposobu ich składania:
W przypadku zainteresowania Zapytaniem Ofertowym, prosimy o złożenie oferty do dnia
14.06.2022 roku do godz. 1200 na platformie zakupowej www.lotos.logintrade.net.
KOMPLETNA OFERTA MUSI ZOSTAĆ ZŁOŻONA W DWÓCH CZĘŚCIACH:
I CZEŚĆ – z merytoryczną zawartością oferty tj. wszystkie oświadczenia Oferenta, informacje wymagane zapytaniem ofertowym i załącznikami do zapytania z wyłączeniem ceny oraz dokumentacja techniczna;
II CZĘŚĆ – warunki handlowe w tym ceny za przedmioty zapytania ofertowego.
Każda z ww. części winna być przekazana w formie elektronicznej na platformie zakupowej www.lotos.logintrade.net. Oferty muszą zostać opatrzone pieczątką lub pełną nazwą firmy i adresem oferenta oraz posiadać następujące oznaczenie: „Oferta nr … - część I merytoryczna” i „Oferta nr …– część II handlowa”.
Oferta musi być sporządzona w języku polskim w 1 egzemplarzu. Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane, podpisane (parafowane) przez osobę/y uprawnione do występowania w imieniu oferenta. Oferta powinna zawierać: nr oferty oraz datę jej sporządzenia.
VII. Oświadczenia Oferenta – Warunki udziału w postępowaniu:
Oferta kompletna powinna zawierać skany następujących dokumentów:
a. Oświadczenie Oferenta, że w przypadku wyboru jego oferty dostarczy Zamawiającemu dokument rejestrowy, decyzję o nadaniu NIP, decyzję o nadaniu REGON, w przypadku podmiotów zagranicznych certyfikat rezydencji;
b. Stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji Oferenta w ramach prowadzonego postępowania;
c. Cena netto za realizację przedmiotu zapytania ofertowego w PLN (z ujętymi
w cenie wszelkimi kosztami dodatkowymi);
d. Zatwierdzony przez Oferenta termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego, określony w pkt III zapytania ofertowego;
e. Wypełniony i podpisany Załącznik Nr 1 i Nr 2;
f. LOTOS Lab Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do weryfikowania kontrahentów, z którymi nie prowadziła do tej pory współpracy – Załącznik Nr 3;
Brak któregokolwiek z ww. wymaganych elementów skutkować będzie odrzuceniem oferty.

VIII. Podstawy wykluczenia:
Zamawiający przewiduje wykluczenie Oferentów, którzy:
a. W ciągu ostatnich 3 lat przed rozpoczęciem Procesu Wyboru Kontrahenta wyrządzili szkodę Zamawiającemu nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia było następstwem okoliczności, za które Oferent nie ponosi odpowiedzialności.
b. W stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem Oferentów, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego.
c. Zalegają z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne lub składek i opłat na rzecz Urzędu Skarbowego, z wyjątkiem przypadków, gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.
d. Uczestniczyli bezpośrednio w czynnościach związanych z przygotowaniem postępowania lub posługiwali się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności, chyba że udział tych Oferentów w postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji.
e. Złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania.
f. Nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu.
IX. Kryteria wyboru oferty:
• 85 % cena netto za realizację przedmiotów Zapytania Ofertowego
• 5% czas reakcji serwisowej
• 10% długość okresu gwarancji oraz jej zakres
Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w niniejszym Zapytaniu Ofertowym oraz załącznikach do niego i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryterium wyboru.
Jeżeli w Postepowaniu Wyboru Kontrahenta, nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, może zostać przeprowadzona aukcja elektroniczna.
X. Termin związania ofertą:
a. Oferent związany będzie ofertą na okres 90 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
b. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, z tym, że Zamawiający może tylko raz, na co najmniej 3 dni przed upływem terminu związania ofertą zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni.
c. W przypadku złożenia w toku Procedury modyfikacji oferty, w szczególności w zakresie ceny, termin związania ofertą ulega przedłużeniu o wskazany okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni od dnia złożenia modyfikacji.
XI. Informacje dodatkowe:
LOTOS Lab Sp. z o. o. informuje, że wszelkie płatności dokonywane przez LOTOS Lab Sp. z o. o. na podstawie faktur zakupu będą realizowane na zasadach podzielonej płatności.
Mechanizm podzielonej płatności (tzw. split payment) wprowadza ustawa z dnia 15 grudnia 2017 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 62) wprowadzającą m.in. zmiany do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221 i 2491). 
Szczegóły dotyczące przedmiotowych uregulowań wskazane zostały pod linkiem:
http://www.lotos.pl/2690/bip_- _strona_glowna/komunikaty_i_przetargi/lotos_wprowadza_mechanizm_podzielonej_platnosci

Informujemy, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty oraz że nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom.
Jednocześnie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym oferentem lub oferentami do chwili podpisania dokumentu umowy. Wybór oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia niniejszego procesu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.
LOTOS Lab Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do akceptowania/odrzucania oferty w całości lub części.
LOTOS Lab Sp. z o.o. zastrzega sobie ponadto możliwość wprowadzenia kar umownych z tytułu nieterminowej realizacji przedmiotu zapytania ofertowego.
UWAGA!
• LOTOS Lab Sp. z o.o. jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego.
• LOTOS Lab Sp. z o.o. jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, dba o poszanowanie praw człowieka
w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej na całym świecie działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów
w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej
Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych.
• LOTOS Lab Sp. z o.o. jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu. Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie www.odpowiedzialny.lotos.pl
• LOTOS Lab Sp. z o.o., jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustowe.
• Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. procedur (organizacja, pobieranie wymaganych zezwoleń
i poleceń na prace).
• LOTOS Lab Sp. z o.o., jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, informuje, że Zleceniobiorca, którego oferta zostanie wybrana w procesie wyboru kontrahenta i z którym zostanie zawarta umowa na zakres będący przedmiotem niniejszego zapytania, zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie GL S.A. uregulowań i przepisów obejmujących między innymi: BHP, ppoż., systemy przepustowe, zasady korzystania z telefonów komórkowych oraz innego sprzętu nadawczego. Obsługę ruchu osobowego, samochodowego, materiałowego i majątkowego firm obcych na terenie GL S.A. prowadzi LOTOS Ochrona Sp. z o.o.
Zleceniobiorca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości jednego tysiąca złotych (1 000 PLN) od zdarzenia polegającego na ujawnieniu stanu nietrzeźwości lub stanu po spożyciu alkoholu (od 0,2 ‰ alkoholu we krwi lub od 0,1 mg alkoholu w 1 dm3 wydychanego powietrza) u pierwszych dwóch pracowników Zleceniobiorcy lub innych osób wykonujących prace w jego imieniu w danym roku kalendarzowym. Za każdą kolejną osobę Zleceniobiorca zapłaci po dziesięć tysięcy złotych (10 000 PLN). Limit dwóch osób w roku kalendarzowym, w którym naliczana będzie kara w niższym wymiarze przysługuje Wykonawcy łącznie na wszystkie umowy (w tym Zamówienia) zawarte z Zamawiającym, a liczba osób, u których ujawniono stan nietrzeźwości lub stan po spożyciu alkoholu wykonujących prace w związku umowami (w tym Zamówieniami) sumuje się. Wykonawca zapewni, aby odpowiednie zapisy znalazły się w umowach z Podwykonawcami. Zamawiający wystawi notę obciążeniową na zastrzeżoną karę umowną z tytułu stwierdzenia stanu nietrzeźwości lub po spożyciu alkoholu, adresowaną do Zamawiającego. W notach obciążeniowych, zawarta będzie informacja o dokonaniu cesji należności z niej wynikających na rzecz LOTOS Ochrona Sp. z o.o., ze wskazaniem właściwego numeru rachunku bankowego LOTOS Ochrony Sp. z o.o.
Osobie, u której stwierdzono nietrzeźwość w rozumieniu powyższym w trybie natychmiastowym odebrana zostanie przepustka z zakazem wstępu na teren Grupy LOTOS S.A określonym w aktualnym Taryfikatorze Wykroczeń.
• LOTOS Lab Sp. z o.o. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty.
• LOTOS Lab Sp. z o.o. informuje, że każdy oferent powinien posiadać polisę ubezpieczeniową stwierdzającą, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, a w przypadku wyboru jego oferty zobowiązany będzie do utrzymywania ważności tej polisy i dodatkowo uzyska wszelkie, specyficzne dla danego rodzaju usługi lub prac, wymagane ubezpieczenia niezbędne do ich realizacji (np. OC pojazdów i sprzętu, OC za szkody wyrządzone w środkach transportu podczas prac ładunkowych, OC za szkody wynikłe z zanieczyszczenia lub skażenia powietrza, wody lub gruntu wskutek zdarzeń nagłych i nieprzewidzianych, itp.). W przypadku korzystania w ramach realizowanych prac z usług podwykonawców, w ramach polisy musi być zawarta klauzula dotycząca odpowiedzialności podwykonawców.
• Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, LOTOS Lab Sp. z o.o., jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia
u Zleceniobiorcy audytów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia.
• LOTOS Lab Sp. z o.o. jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty.
• LOTOS Lab Sp. z o.o., jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język i prawo polskie.
• Ocena ofert dokonywana będzie przez Komisję wyboru kontrahenta powołaną przez LOTOS Lab Sp. z o.o. Prace komisji przebiegać będą według zasad określonych w procedurze nr LAB.74.01.00.00 określającej zasady wyboru kontrahenta. Ewentualne informacje na temat ww. procedury można uzyskać w Biurze Obsługi Klienta i Kontraktacji LOTOS Lab Sp. z o.o. w Gdańsku.


Z poważaniem,

Anna Stachowska
Przewodniczący Komisji Wyboru Kontrahenta










Załączniki:

1. Załącznik Nr 1 – Dane kontrahenta
2. Załącznik Nr 2 – Oświadczenia
3. Załącznik Nr 3 – Ankieta kwalifikacyjna
4. Załącznik Nr 4 – Specyfikacja przedmiotu zamówienia
5. Załącznik nr 5 - Informator o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.

Obligatoryjne przeprowadzenie wizji lokalnej.