Gdańsk, dnia 16.05.2019 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/019/19/WS

Szanowni Państwo,

Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:

„Wsparcia w zakresie prac automatyki polowej na potrzeby uruchamiania instalacji produkcyjnych bloku EFRA na terenie Rafinerii w Gdańsku.”

Zamawiający dopuszcza składnie ofert częściowych (mniej niż 4 pracowników).
Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru częściowego oferty (mniej niż 4 pracowników).

I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego

Zakres prac do wykonania:

1. Wykonywanie prac związanych z przygotowanie instalacji do rozruchu polegających między innymi na:
a. Sprawdzeniu poprawności montażu urządzeń automatyki
b. Sprawdzeniu konfiguracji urządzeń i poprawności ich działania
c. Sprawdzaniu jakości i braku uszkodzeń urządzeń
d. Sprawdzeniu poprawności pracy urządzeń automatyki (np. zaworów automatyki, siłowników, sygnałów „do elektryka”)
e. Uruchomienie pomiarów wg potrzeb.
f. Raportowanie wykonanych prac
g. Pozostałe prace rozruchowe

Oczekiwana ilość pracowników to 4.

Rodzaje wykorzystywanych urządzeń:
Wszystkie urządzenia pracują w strefach zagrożenia wybuchem.
Wykorzystujemy urządzenia do pomiaru poziomu, temperatury, przepływu, ciśnienia, gęstości, zawory regulacyjne, blokadowe, siłowniki, klapy, zapalarki, fotokomórki, elektrozawory, sygnalizatory.

Producenci sprzętu:
Emmerson, Honeywell, E&H, Yokogawa, Masoneilan, Samson, Metso, Polna, FISHER-ROSEMOUNT, Siemens.

Część prac będzie realizowana na stanowiskach wymagających uprawnień do pracy na wysokości.

Zakłada się, iż minimalny czas pracy to 8h/dzień od poniedziałku do piątku.
Prace realizowane będą w systemie jednozmianowym z możliwością wydłużenia dnia pracy do 12h.
W razie potrzeb Zamawiający zastrzega sobie możliwość reorganizacji czasu pracy, „przesunięta zmiana”.

Termin realizacji
03.06.2019 - 30.09.2019 - praca PN-PT 8h + ewentualne wydłużenie do 12h/dobę oraz soboty 8h
01.10.2019 - 31.12.2019 - praca PN-PT 8h/dzień

Pracownicy oddelegowani do wykonania zadania powinni mieć przynajmniej roczne doświadczenie w wykonywaniu prac podobnych oraz posiadać kompetencje umożliwiające zrealizowanie zadania.

Dodatkowo:

- muszą oni posiadać aktualne uprawnienia SEP - w razie otrzymania zlecenia posiadane uprawnienia oddelegowanych pracowników należy dołączyć do umowy
- muszą być oni dopuszczeni do prac na wysokości – potwierdzenie odpowiednimi, ważnymi zaświadczeniami lekarskimi, które należy dołączyć po otrzymaniu zlecenia

UWAGA: Zamawiający zastrzega sobie prawo do sprawdzenia kompetencji zgłoszonych pracowników oraz wykonania audytu u potencjalnego Wykonawcy.

Rozliczenie nastąpi na podstawie faktycznie przepracowanych godzin potwierdzonych podpisanym przez Zamawiającego protokołem odbioru nie częściej niż raz w miesiącu.

2. Wykonawca zapewni:

- pracowników z wymaganymi kompetencjami i uprawnieniami
- wyposażenie pracowników w narzędzia i kombinezony robocze niezbędne do wykonania zadania

3. Zamawiający zapewni:

- podstawowe urządzenia i materiały eksploatacyjne
- pomieszczenia socjalne i warsztaty

4. Termin realizacji Prac:

Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:

Rozpoczęcie: 03.06.2019r.
Zakończenie: 31.12.2019r.

5. Wizja lokalna:

Przed przygotowaniem Oferty Zamawiający zaprasza Oferentów na wizję lokalną.
Uczestnictwo w wizji lokalnej jest nieobligatoryjne dla każdego Oferenta.

Wizja lokalna może odbyć się w terminie do dnia 21.05.2019 r.
Termin wizji należy ustalić telefonicznie z p. Maciejem Adameczkiem pod nr tel. kom. 502406111 lub adres email: maciej.adameczek@lotosserwis.pl


II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Dokumenty podstawowe:
a)   Oferta cenowa zawierającą wypełniony załącznik nr 1 do zapytania
b)   Referencje wykonanych prac podobnych w przemyśle chemicznym lub rafineryjnym
c)   Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE
d)   Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)
e)   Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
f)   Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach (jeśli dotyczy).

2. Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:
Oferent, którego oferta zostanie wybrana przez Komisję, zobowiązuje się do dostarczenia poniższych dokumentów:
a) Oświadczenie o kwalifikacjach personelu oddelegowanego do wykonania zadania – załącznik nr 2
b) Oświadczenie zapoznania się z umową z zapytania – załącznik nr 3
c) Oświadczenie zapoznania się z zapytaniem ofertowym oraz jego załącznikami – załącznik nr 4

UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

2. Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty.


3. Kryteria oceny oferty:
Cena
Referencje wykonanych prac podobnych w przemyśle chemicznym lub rafineryjnym

4. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
b) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
c) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
d) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
e) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
f) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
g) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
h) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
i) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
j) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135.
k) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie Grupy LOTOS S.A. zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135,
l) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
m) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku).

5. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

a) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 22.05.2019 r. do godz. 12.00.
c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
d) Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.


6. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b)  Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:
• złożenie Oferty na Platformie Zakupowej do dnia 28.05.2019 r. do godz. 10.00

7. Ochrona danych osobowych:

1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
5. Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
7. Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
b) wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
c) prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
8. Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
10. Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.


Załączniki:*
Nr 1 – Arkusz oferty cenowej
Nr 2 – Oświadczenie o kwalifikacjach personelu oddelegowanego do wykonania zadania
Nr 3 - Oświadczenie zapoznania się z umową z zapytania
Nr 4 - Oświadczenie zapoznania się z zapytaniem ofertowym oraz jego załącznikami
Nr 5 – Wzór umowy
Nr 6 – Informator o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.

*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.