ZAPYTANIE OFERTOWE Nr WW/28/2019


Szanowni Państwo,

Grupa LOTOS S.A. zaprasza Państwa do udziału w postępowaniu na dostarczenie rozwiązania umożliwiającego prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej (dalej eTeczka) w systemie SAP HCM, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018r (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).

UWAGA! obligatoryjnym warunkiem udziału w postępowaniu i warunkiem rozpatrywania oferty jest posiadanie przez Oferenta doświadczenia w realizacji usług dotyczących wdrożenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej w systemie SAP HCM w ciągu ostatnich 5 lat oraz referencje (minimum 3) potwierdzające zrealizowanie przez Oferenta podobnych projektów lub lista referencyjna z podaniem nazwy firm, nazwiska osób do kontaktu, nr telefonu. Przez podobne projekty rozumie się dostawę elektronicznej teczki pracownika w systemie SAP w przedsiębiorstwach zatrudniających powyżej 500 osób. Dodatkowo Zamawiający chciałby mieć możliwość odbycia wizyt referencyjnych w tych Przedsiębiorstwach lub w innych, wskazanych przez Oferenta, w których dokonywał On wdrożeń (przynajmniej jednej).

Postępowanie prowadzone będzie etapowo. Firmy, które spełnią ww. warunek zostaną zakwalifikowane do kolejnego etapu w oparciu o ocenę w systemie 0 -1.

I. Szczegółowy opis przedmiotu Zapytania ofertowego zawierają Załączniki nr 1 i nr 2 do niniejszego Zapytania.

II. Termin realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego:
   – rozpoczęcie: po podpisaniu umowy
   – zakończenie:31 grudnia 2019 r.

III. W przypadku jakichkolwiek niejasności, prosimy kierować pytania poprzez Platformę Zakupową nie później niż do dnia 17 maja (piątek) 2019 r., do godz. 13:00.

Pytania należy zadawać wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
Odpowiedzi zostaną udzielone do dnia 24 maja (piątek) 2019 r., do godz.16:00.

IV. Ofertę należy złożyć na Platformie Zakupowej do dnia 06 czerwca (poniedziałek) 2019 r., do godz. 10:00.

V. Oferta winna być złożona w dwóch częściach:

I część – OFERTA MERYTORYCZNA tj.:

1.kopie następujących dokumentów: odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji, umowa spółki w przypadku spółki cywilnej;
2.stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji Oferenta w ramach prowadzonego postępowania;
3.opis proponowanego rozwiązania i strategii jego wdrożenia;
4.podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli ze Strony Oferenta Załącznik nr 3 – Oświadczenia Oferenta;
5.informacja nt. doświadczenia Oferenta w realizacji usług dotyczącej wdrożenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej w systemie SAP HCM w ciągu ostatnich 5 lat oraz referencje (minimum 3) potwierdzające zrealizowanie przez Oferenta podobnych projektów.
Przez podobne projekty rozumie się dostawę narzędzi IT do obsługi kadrowej pracowników w przedsiębiorstwach zatrudniających powyżej 500 pracowników. Dodatkowo Zamawiający chciałby mieć możliwość odbycia wizyt referencyjnych
w tych Przedsiębiorstwach lub w innych, wskazanych przez Oferenta, w których dokonywał On wdrożeń (przynajmniej jedno);
6.harmonogram rzeczowo-finansowy realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego;
7.informacja na temat długości okresu gwarancyjnego (w miesiącach);
8.wykaz podwykonawców z określeniem części zadań, jakie będą realizować lub oświadczenie o nie korzystaniu z podwykonawców przy realizacji przedmiotu Zapytania;
9.skład zespołu dedykowanego do realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego wraz
z informacją nt. doświadczenia zawodowego osób wchodzących w jego skład
w zakresie świadczenia usług tożsamych z przedmiotem Zapytania.
10.projekty umów na wdrożenie i utrzymanie wraz z rozwojem systemu, w wersji elektronicznej w formacie edytowalnym. Projekt umowy nadesłany wraz z ofertą nie będzie stanowić elementu oferty i może być modyfikowany zgodnie ze standardami obowiązującymi w Grupie LOTOS S.A.

II część – OFERTA HANDLOWA tj.:

1. ceny netto w PLN za realizację całości przedmiotu Zapytania ofertowego tj.: wypełniony i podpisany przez umocowane osoby Załącznik nr 2 – Tabela cenowa WW/28/2019 (format pdf.).

VI. Zmiany lub wycofanie ofert
Oferent, bez żadnych konsekwencji prawnych, może modyfikować lub wycofać swoją ofertę pod warunkiem przekazania pisemnej prośby przed ostateczną datą składania ofert.
Oferent, po wycofaniu swojej oferty, ma prawo złożyć nową pod warunkiem, że zostanie ona dostarczona przed ostateczną datą składania ofert.

VII. Kryteria wyboru oferty:

A.ceny netto w PLN za realizację całości przedmiotu Zapytania ofertowego (w tym prawa autorskie/licencje do oferowanego rozwiązania);
B.opis proponowanego rozwiązania i strategii jego wdrożenia.

Po dokonaniu oceny ofert zgodnie z ww. kryteriami, kilka firm, które uzyskają największe sumy punktów za przyjęte kryteria wyboru, zostanie zaproszonych do siedziby Zamawiającego na prezentacje oferowanego rozwiązania eTeczka.

Orientacyjny termin prezentacji: 18 – 19 czerwca 2019 r.


    Jednocześnie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami do chwili podpisania dokumentu umowy. Zamawiający zastrzega również prawo do przesunięcia terminu wpływu pytań i wniosków od Oferentów, terminu odpowiedzi na zadane pytania oraz terminu składania ofert.
Wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do zmiany warunków zapytania w każdym czasie do chwili zawarcia umowy.
Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przyjęcia/odrzucenia oferty w całości lub w części.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie ponadto możliwość wprowadzenia kar umownych
z tytułu nieterminowej realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego.

UWAGA! obligatoryjnym warunkiem udziału w postępowaniu i warunkiem rozpatrywania oferty jest posiadanie przez Oferenta doświadczenia w realizacji usług dotyczących wdrożenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej w systemie SAP HCM w ciągu ostatnich 5 lat oraz referencje (minimum 3) potwierdzające zrealizowanie przez Oferenta podobnych projektów lub lista referencyjna z podaniem nazwy firm, nazwiska osób do kontaktu, nr telefonu.
Przez podobne projekty rozumie się dostawę elektronicznej teczki pracownika w systemie SAP w przedsiębiorstwach zatrudniających powyżej 500 osób. Dodatkowo Zamawiający chciałby mieć możliwość odbycia wizyt referencyjnych w tych Przedsiębiorstwach lub
w innych, wskazanych przez Oferenta, w których dokonywał On wdrożeń (przynajmniej jednej).

Firmy, które spełnią ww. warunek zostaną zakwalifikowane do kolejnego etapu w oparciu o ocenę w systemie 0 - 1.