ZAPYTANIE OFERTOWE NR ZU/392/2025/PP

Szanowni Państwo,
Rafineria Gdańska Sp. z o.o. (zwana dalej „Rafinerią Gdańską” lub „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta na:
Usługa kompleksowego opracowania i wdrożenia długoterminowej Strategii Utrzymania Ruchu i Remontów Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. oraz usługa wsparcia przy opracowaniu Strategii Zakupowej w zakresie Utrzymania Ruchu i Remontów Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.

1. INFORMACJE PODSTAWOWE:

A. Przedmiot Zapytania Ofertowego:
Szczegółowy opis przedmiotu Zapytania Ofertowego zawiera Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

Wybrany w ramach niniejszego postępowania Wykonawca, odpowiedzialny będzie za:
• opracowanie strategii długoterminowego utrzymania ruchu;
• analizę rynku;
• przeprowadzi benchmarking dostawców usług utrzymania ruchu i remontów;
• zidentyfikuje bariery i wytyczne dotyczące współpracy, co potencjalnie umożliwi zawarcie umowy o świadczenie usług w ramach procedury konkurencyjnej (konkurencyjny proces zakupowy zamknięty lub proces u wskazanego kontrahenta);
• a także wesprze Spółkę w przygotowaniu strategii zakupowej

Zadanie podzielone jest na trzy etapy:
1. ETAP I – Opracowanie długoterminowej Strategii Utrzymania Ruchu i współpraca przy opracowaniu Strategii Zakupowej przez Zamawiającego, w celu wyboru dostawcy usług utrzymania ruchu i remontów;
2. ETAP II – wsparcie Zamawiającego w wdrożeniu długoterminowej Strategii Utrzymania Ruchu i wsparcie Zamawiającego w wdrożeniu Strategii Zakupowej;
3. ETAP III (opcjonalnie) - Ewentualny zakres dodatkowy wyceniany wg. roboczogodziny:
a. Wsparcie w przygotowaniu i przeprowadzeniu Procesu Wyboru Kontrahenta;
b. Wsparcie w procesie negocjowania warunków Umowy z Wybranym Wykonawcą;
c. Wsparcie w zakresie wdrożenia u Zamawiającego wybranego modelu Utrzymania Ruchu.

Uwaga!
Propozycje zmian do IPU, mogą być przesyłane tylko w module pytań i odpowiedzi platformy lotos.logintrade.net.
Przesłane zmiany i inne formie lub po wyznaczonym terminie na składanie ofert, nie będą uwzględniane.

W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją na Ukrainę, w szczególności:
 Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),
 Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.),
 Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 z dnia 23 lutego 2022 roku w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.) oraz
 Rozporządzeniu Rady (UE) NR 692/2014 z dnia 23 czerwca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na bezprawne przyłączenie Krymu i Sewastopola (Dz.Urz.UE.L Nr 183, str. 9, z późn. zm.),
oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowe gwarantuje, że towary/wyroby (w tym również towary/wyroby dostarczane w ramach realizowanych usług), które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego lub Krymu lub Sewastopola (terytoriów Ukrainy).

B. Termin realizacji usługi:
Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:
Rozpoczęcie: niezwłocznie po zawarciu umowy,
Zakończenie:
• ETAP I: do 30.06.2026 r.
• ETAP II: od 01.09.2026 r. do 31.03.2027 r.
• ETAP III: do 31.12.2027 r.

2. KRYTERIA OCENY OFERT:
a. KRYTERIUM 1 — Cena
i. Cena ryczałtowa za opracowanie Strategii UR
ii. Cena ryczałtowa za opracowanie Strategii Zakupowej UR
iii. Stawki za prace dodatkowe (RBG)
b. KRYTERIUM 2 — Doświadczenie doradcy i potencjał zespołu
i. Doświadczenie firmy
ii. Kompetencje zespołu kluczowego
iii. Organizacja pracy i dostępność zasobów
c. KRYTERIUM 3 — Metodyka, narzędzia i podejście projektowe
i. Adekwatność metodyki analitycznej
ii. Opis narzędzi i standardów
iii. Plan warsztatów i interakcji z UR/Zakupami
d. KRYTERIUM 4 — Harmonogram i gotowość wdrożeniowa
i. Realność harmonogramu
ii. Kompleksowość faz projektu
iii. Plan wdrożenia i trwałość efektów

3. INFORMACJE DOTYCZACE PYTAŃ I ODPOWIEDZI:
A. Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Przewodniczący/a komisji wyboru kontrahenta tylko na Platformie Zakupowej.
B. Pytania można składać tylko na Platformie Zakupowej nie później niż do dnia 10.12.2025 r. do godz. 11:00.
C. Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim Oferentom na Platformie Zakupowej.
D. Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu i godzinie wyznaczonej nie będą rozpatrywane.

4. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT:
A. Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
B. Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty tylko na Platformie Zakupowej do 16.12.2025 r., do godz. 11:00.
C. Oferta powinna być:
a) sporządzona w języku polskim;
b) podpisana przez osobę/y uprawnioną/e do występowania w imieniu Oferenta;
c) złożona tylko na Platformie Zakupowej z napisem „Oferta ZU/392/2025/PP” z podziałem na:
• ofertę handlową,
• ofertę merytoryczną.

Z poważaniem,

Przemysław Pytel
Przewodniczący Komisji Wyboru Kontrahenta